Nalaganje dokumenta...
Uredba o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva
OBJAVLJENO V: Uradni list RS 72-2596/1994, stran 4148 DATUM OBJAVE: 24.11.1994
VELJAVNOST: od 9.12.1994 do 30.11.2001 / UPORABA: od 9.12.1994 do 31.12.2001
RS 72-2596/1994
2596. Uredba o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva
Na podlagi tretjega odstavka 6. člena zakona o vladi (Uradni list RS, št. 4/93) izdaja Vlada Republike Slovenije
U R E D B O
o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva
o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta uredba določa pravila pisarniškega poslovanja, zlasti način evidentiranja, klasificiranja, spremljanja rokov reševanja upravnih nalog in hranjenja dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ministrstva ali nastane pri njihovem delu.
Ta pravila so obvezna tudi za vse druge državne upravne organe: upravne organe in upravne organizacije v sestavi ministrstev (urade, uprave, inšpektorate, direkcije in agencije), režijske obrate, upravne enote, vladne službe, servise (v nadaljnjem besedilu: upravni organi), in za organe lokalnih skupnosti.
Obvezna so tudi za javne zavode, javna podjetja in druge pravne ter fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil (koncesij) rešujejo upravne zadeve.
2. člen
Vsako delo upravnih organov in drugih subjektov, naštetih v 1. členu uredbe, kadar opravljajo upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom: dokumentom, uradnim zaznamkom ali z zapisi na drugih tehničnih sredstvih, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, dokazovati dejstva in ohraniti zapise kot kulturno dediščino.
3. člen
Posamezna opravila pri ravnanju z zapisi se opravljajo v vložišču in drugih pisarniških službah v skladu s pisarniškimi odredbami in ob strokovni pomoči vodilnih in strokovnih delavcev.
Vložišče je lahko skupno za vse upravne organe, ki imajo upravne prostore v skupnem objektu ali v objektu v neposredni bližini.
Če se opravila iz prejšnjega odstavka opravljajo za več upravnih organov v skupnem vložišču, se evidence o zadevah vodijo ločeno za vsak upravni organ.
Upravni organi z velikim številom organizacijskih enot in velikim obsegom dela lahko organizirajo več vložišč.
4. člen
Posamezni izrazi iz te uredbe pomenijo:
Dokument je vsak napisan, narisan, natisnjen, razmnožen, fotografiran, fotokopiran, fonografiran, magnetno, optično ali kako drugače zapisan zapis, ki vsebuje podatke, pomembne za delo upravnega organa.
Priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta.
Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo.
Klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini.
Signirni znak je številčna ali črkovna oznaka strokovnega delavca in organizacijske enote, kjer se zadeva rešuje.
Dosje je enota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo oziroma isto vrsto dokumentov različne vsebine.
Dokumentarno gradivo so vse zadeve ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi upravni organ, in druga gradiva, ki jih upravni organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu.
Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi.
Stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih upravni organ mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti.
II. SPREJEMANJE IN PREGLEDOVANJE POŠTE
5. člen
Pošta je v smislu te uredbe vsakršno sporočilo, ki ga na kakršen koli način prejmejo upravni organi in hkrati izpolnjuje tele pogoje:
-
po končanem sprejemu mora biti v obliki, da ga naslovnik lahko prepozna kot sporočilo in ga prebere;
-
sprejeto mora biti v takšni tehnični obliki, da ga je možno takoj reproducirati za potrebe poslovanja;
-
po svoji vsebini mora biti sporočilo toliko pomembno, da ga je treba evidentirati v smislu te uredbe.
Pošta iz prejšnjega odstavka se šteje za uradno pošto in upravni organ mora z njo ravnati v skladu z nadaljnjimi določili te uredbe.
Katere vrste sporočil so tako nepomembne, da jih ni treba evidentirati (neevidenčno gradivo), določi minister ali predstojnik upravnega organa.
Pošti so lahko dodane priloge, ki ne izpolnjujejo naštetih pogojev in so lahko v kakršni koli fizični obliki in stanju, jih pa mora pošta očitno identificirati.
Delavec, ki je določen za sprejem pošte, sprejme vse pisemske pošiljke, vrednostna pisma, pakete, brzojavke, sporočila po faksimilni napravi, na računalniških sredstvih, z elektronsko pošto in druge pošiljke (v nadaljnjem besedilu: pošta).
Pošta se sprejema ves delovni čas upravnega organa; sporočila po teleprinterju ali faksimilni napravi in elektronska pošta pa tudi zunaj delovnega časa.
6. člen
Prejeta pošta je lahko v naslednji obliki:
-
pošta, prejeta v papirni obliki preko javne pošte, drugih poštnin ali raznašalskih (kurirskih) služb ali kar prineso posamezniki ali kar je ustno sporočeno upravnemu organu na zapisnik;
-
pošta, prejeta s faksimilnimi napravami;
-
pošta sprejeta kot elektronska pošta ali računalniško sprejeta faksimilna pošta.
Za pošto, prejeto kot elektronsko pošto ali kot računalniško prejeto faksimilno pošto, obvezno navodilo določa, v katerih primerih se sme taka pošta hraniti v računalniški obliki in v katerih primerih se mora natisniti na papir.
Če je priloga k elektronski pošti dokument, je treba z njo ravnati skladno s prejšnjim odstavkom.
Če je za vsebino pošte prejete po faksimilnih ali računalniških napravah pomemben čas prejema, mora sprejemna naprava ta čas na pošto razvidno zapisati.
7. člen
Pošto, prejeto v zaprtih ovojnicah, odpira delavec, ki ga določi minister ali predstojnik organa.
Delavec, ki je določen za odpiranje pošte, odpira vse prispele pošiljke, naslovljene na ministrstvo oziroma organ, na ministra oziroma predstojnika organa ali na druge uradne osebe organa, razen pošiljk iz tretjega in četrtega odstavka tega člena, in pošiljk, ki so naslovljene na delavce ministrstva oziroma organa, brez označbe, da gre za uradno osebo ministrstva oziroma organa.
Pošiljke, označene kot zaupne, odpira minister ali predstojnik organa, oziroma delavec, ki ga minister ali predstojnik organa pisno pooblasti.
Pomanjkljivosti in nepravilnosti, ki se ugotove pri odpiranju pošte, se označijo z zaznamkom na prispelem dokumentu. Pošiljke, za katere iz označb na ovojnici izhaja, da se nanašajo na natečaj ali razpis, se ne odpirajo, temveč se na ovojnico zapišeta datum in čas (ura, minuta) prejema. Take pošiljke odpira za to določena komisija, če ni s predpisi drugače določeno.
Če se izkaže, da pošiljka, ki je naslovljena na delavca ministrstva oziroma organa, brez označbe, da gre za uradno osebo, da vsebuje vlogo in priloge ali druge dokumente, pomembne za delo ministrstva oziroma organa, jih mora naslovnik nemudoma dostaviti delavcu, ki je določen za odpiranje pošte.
8. člen
Delavec, ki sprejema vloge neposredno od strank in drugih oseb (v nadaljnjem besedilu: stranka), mora sprejeti vlogo, naslovljeno na upravni organ.
Če ima vloga formalne pomanjkljivosti (vloge brez pečata, podpisa ali brez prilog, ki so v vlogi navedene, in podobno), opozori delavec, ki je določen za sprejemanje pošte, stranko na pomanjkljivosti in ji pojasni, kako naj jih odpravi. Če stranka kljub temu zahteva, da se njena vloga sprejme, mora delavec organa to storiti. Na vlogo napiše zaznamek, da je stranko opozoril na pomanjkljivosti.
Če upravni organ ni pristojen za reševanje vloge, opozori delavec na to stranko in jo napoti k pristojnemu organu. Če stranka kljub opozorilu zahteva, da se njena vloga sprejme, jo mora delavec organa sprejeti.
Z vlogami, ki jih je treba kolkovati ali so po predpisih oproščene takse, ravna delavec, ki sprejema vloge, skladno z zakonom o upravnih taksah in s predpisi, ki dovoljujejo oprostitev plačila takse.
9. člen
Delavec; ki sprejema pošto, mora stranko, ki želi dati vlogo ustno na zapisnik, napotiti delavcu, ki opravlja to nalogo.
Stranki, ki osebno izroči vlogo ali drug dokument, delavec organa na njeno zahtevo potrdi prejem praviloma na kopiji vloge oziroma dokumenta z odtisom prejemne štampiljke, datumom in podpisom.
10. člen
Prejem pošiljk, ki se dostavijo upravnemu organu po pošti ali z raznašalci, se potrdi z datumom in s podpisom na vročilnici, povratnici ali na kopiji dokumenta; v tem primeru tudi z uradnim pečatom. Če tako določa poseben predpis, se označi tudi čas prejema (ura, minuta).
Podatek o času prejema se zapiše tudi na pisemsko ovojnico, če delavec, ki je pošiljko sprejel, ni pooblaščen za odpiranje pošte.
Z obveznim navodilom k tej uredbi se določi način, kako se potrdi prejem zapisov, ki so na računalniških sredstvih, in elektronske pošte.
11. člen
Prejetemu papirnemu dokumentu se priloži pisemska ovojnica vselej, kadar je datum oddaje na pošti pomemben za ugotavljanje poteka roka ali kadar iz dokumenta ni mogoče ugotoviti naslova pošiljatelja, pa je ta podatek napisan na ovojnici.
Če je v posamezni ovojnici več dokumentov, ki bi jim bilo treba priložiti ovojnico, se ta priloži prvemu dokumentu, na drugih pa se označi, kateremu dokumentu je priložena.
Če se pri odpiranju pošte ugotovi, da je dokumentu priložen denar ali kakšne druge vrednotnice, denar oziroma vrednotnice prevzame s podpisom delavec odgovoren za materialno in finančno poslovanje.
12. člen
Na vse prispele papirne dokumente se odtisne prejemna štampiljka. Odtisne se na zgornjem delu prve strani dokumenta oziroma na najbližje prosto mesto prve strani dokumenta. S prejemno štampiljko se ne smejo prekriti besedilo oziroma podatki prispelega dokumenta. Če je treba prejemno štampiljko odtisniti na poseben list papirja, ker na dokumentu ni prostora, se ta list prilepi k dokumentu.
Prejemna štampiljka se ne odtisne na priloge prispelega dokumenta.
Namesto prejemne štampiljke se smejo uporabiti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi.
Če je dokument ostal zapisan na računalniških sredstvih, je treba sestaviti kratek zaznamek o datumu prejema, o vsebini ter kje je dokument, zaznamek pa shraniti v ovoju zadeve.
Če se vsi dokumenti neke zadeve hranijo le v računalnikih ali na drugih nosilcih zapisov, ki jih brez ustreznih naprav ni mogoče brati, se o dokumentih ne sestavljajo pisni zaznamki. O prispetju dokumenta je treba ustrezno obvestiti pristojnega vodjo organizacijske enote oziroma strokovnega delavca, ki zadevo rešuje.
13. člen
Na dokumentu se v odtisu prejemne štampiljke ali na drug način navedejo naslednji podatki:
-
naziv upravnega organa, ki je dokument prejel,
-
datum prejema dokumenta,
-
označba strokovnega delavca ali notranje organizacijske enote, ki dokument prejme v reševanje,
-
šifra zadeve,
-
skupno število prejetih prilog,
-
skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih ali priloženih nerazveljavljenih kolkov, denarja ali drugih vrednotnic.
Strokovni delavec ali organizacijska enota se označita s številčnimi ali črkovnimi znaki (v nadaljnjem besedilu: signirni znaki). Signirne znake določi pooblaščeni vodilni delavec upravnega organa.
III. EVIDENCA ZADEV IN DOKUMENTOV
14. člen
Evidenca zadev je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog upravnega organa in je podlaga vsem drugim evidencam, ki se nanašajo na delo upravnega organa.
Evidenca se vodi o vseh zadevah in dokumentih, ki jih upravni organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu. Vodi se tudi o nalogah, ki nastanejo po notranji pobudi v upravnem organu. Evidentiranje zadev mora povzročiti delavec upravnega organa, ko začne nalogo opravljati ali ko jo naloži drugemu delavcu.
15. člen
Evidenca zadev in dokumentov (v nadaljnjem besedilu: evidenca) se praviloma vodi z računalniki. Tehnična pravila evidentiranja se določijo z obveznim navodilom k tej uredbi, ki ga izda ministrstvo, pristojno za upravo.
16. člen
Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi decimalne klasifikacije s trimestnimi klasifikacijskimi znaki.
Načrt klasifikacijskih znakov določi minister ali predstojnik upravnega organa. Če je zaradi narave dela potrebno, se lahko v klasifikacijskem načrtu trimestni znaki delijo na štirimestne in petmestne znake.
Načrt iz prejšnjega odstavka vsebuje seznam klasifikacijskih znakov in z besedami opisan njihov pomen.
Ministrstvo, pristojno za upravo, lahko predpiše obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov tako, da določi deset glavnih skupin načrta. Za istovrstne upravne organe in javnopravne osebe (občine, javne zavode) lahko ministrstvo, pristojno za upravo, določi enoten načrt klasifikacijskih znakov.
Načrt klasifikacijskih znakov je treba sestaviti za daljše časovno razdobje. Znakov v načrtu ni dovoljeno črtati, lahko pa se dodajajo novi.
17. člen
V evidenco se o vsaki zadevi vpišejo:
-
šifra zadeve,
-
subjekt ali tema zadeve,
-
kratka vsebina zadeve (vsebinska identifikacija),
-
stanje zadeve (nerešeno - rešeno),
-
datum začetka zadeve,
-
signirni znak strokovnega delavca ali organizacijske enote, v kateri se zadeva rešuje,
-
predviden rok za posamezno upravno dejanje ali za rešitev zadeve (41. člen uredbe),
-
vrsta zadeve glede na roke hranjenja,
-
seznam dokumentov v zadevi skladno z določbo 19. člena te uredbe.