Na vse prispele papirne dokumente se odtisne prejemna štampiljka. Odtisne se na zgornjem delu prve strani dokumenta oziroma na najbližje prosto mesto prve strani dokumenta. S prejemno štampiljko se ne smejo prekriti besedilo oziroma podatki prispelega dokumenta. Če je treba prejemno štampiljko odtisniti na poseben list papirja, ker na dokumentu ni prostora, se ta list prilepi k dokumentu.
Prejemna štampiljka se ne odtisne na priloge prispelega dokumenta.
Namesto prejemne štampiljke se smejo uporabiti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi.
Če je dokument ostal zapisan na računalniških sredstvih, je treba sestaviti kratek zaznamek o datumu prejema, o vsebini ter kje je dokument, zaznamek pa shraniti v ovoju zadeve.
Če se vsi dokumenti neke zadeve hranijo le v računalnikih ali na drugih nosilcih zapisov, ki jih brez ustreznih naprav ni mogoče brati, se o dokumentih ne sestavljajo pisni zaznamki. O prispetju dokumenta je treba ustrezno obvestiti pristojnega vodjo organizacijske enote oziroma strokovnega delavca, ki zadevo rešuje.