Evidenca zadev je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog upravnega organa in je podlaga vsem drugim evidencam, ki se nanašajo na delo upravnega organa.
Evidenca se vodi o vseh zadevah in dokumentih, ki jih upravni organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu. Vodi se tudi o nalogah, ki nastanejo po notranji pobudi v upravnem organu. Evidentiranje zadev mora povzročiti delavec upravnega organa, ko začne nalogo opravljati ali ko jo naloži drugemu delavcu.