Posamezni izrazi iz te uredbe pomenijo:
Dokument je vsak napisan, narisan, natisnjen, razmnožen, fotografiran, fotokopiran, fonografiran, magnetno, optično ali kako drugače zapisan zapis, ki vsebuje podatke, pomembne za delo upravnega organa.
Priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta.
Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo.
Klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini.
Signirni znak je številčna ali črkovna oznaka strokovnega delavca in organizacijske enote, kjer se zadeva rešuje.
Dosje je enota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo oziroma isto vrsto dokumentov različne vsebine.
Dokumentarno gradivo so vse zadeve ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi upravni organ, in druga gradiva, ki jih upravni organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu.
Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi.
Stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih upravni organ mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti.