Prejeta pošta je lahko v naslednji obliki:
-
pošta, prejeta v papirni obliki preko javne pošte, drugih poštnin ali raznašalskih (kurirskih) služb ali kar prineso posamezniki ali kar je ustno sporočeno upravnemu organu na zapisnik;
-
pošta, prejeta s faksimilnimi napravami;
-
pošta sprejeta kot elektronska pošta ali računalniško sprejeta faksimilna pošta.
Za pošto, prejeto kot elektronsko pošto ali kot računalniško prejeto faksimilno pošto, obvezno navodilo določa, v katerih primerih se sme taka pošta hraniti v računalniški obliki in v katerih primerih se mora natisniti na papir.
Če je priloga k elektronski pošti dokument, je treba z njo ravnati skladno s prejšnjim odstavkom.
Če je za vsebino pošte prejete po faksimilnih ali računalniških napravah pomemben čas prejema, mora sprejemna naprava ta čas na pošto razvidno zapisati.