Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi decimalne klasifikacije s trimestnimi klasifikacijskimi znaki.
Načrt klasifikacijskih znakov določi minister ali predstojnik upravnega organa. Če je zaradi narave dela potrebno, se lahko v klasifikacijskem načrtu trimestni znaki delijo na štirimestne in petmestne znake.
Načrt iz prejšnjega odstavka vsebuje seznam klasifikacijskih znakov in z besedami opisan njihov pomen.
Ministrstvo, pristojno za upravo, lahko predpiše obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov tako, da določi deset glavnih skupin načrta. Za istovrstne upravne organe in javnopravne osebe (občine, javne zavode) lahko ministrstvo, pristojno za upravo, določi enoten načrt klasifikacijskih znakov.
Načrt klasifikacijskih znakov je treba sestaviti za daljše časovno razdobje. Znakov v načrtu ni dovoljeno črtati, lahko pa se dodajajo novi.