V evidenco se o vsaki zadevi vpišejo:
-
šifra zadeve,
-
subjekt ali tema zadeve,
-
kratka vsebina zadeve (vsebinska identifikacija),
-
stanje zadeve (nerešeno - rešeno),
-
datum začetka zadeve,
-
signirni znak strokovnega delavca ali organizacijske enote, v kateri se zadeva rešuje,
-
predviden rok za posamezno upravno dejanje ali za rešitev zadeve (41. člen uredbe),
-
vrsta zadeve glede na roke hranjenja,
-
seznam dokumentov v zadevi skladno z določbo 19. člena te uredbe.
Zadeva in vsak dokument v njej imata vselej isto šifro zadeve. Šifra zadeve se ne more spremeniti.
Minister ali predstojnik organa lahko v skladu s tehničnimi možnostmi določi, da se vpišejo tudi drugi podatki, ki omogočajo pregled nad reševanjem zadeve.