Posamezna opravila pri ravnanju z zapisi se opravljajo v vložišču in drugih pisarniških službah v skladu s pisarniškimi odredbami in ob strokovni pomoči vodilnih in strokovnih delavcev.
Vložišče je lahko skupno za vse upravne organe, ki imajo upravne prostore v skupnem objektu ali v objektu v neposredni bližini.
Če se opravila iz prejšnjega odstavka opravljajo za več upravnih organov v skupnem vložišču, se evidence o zadevah vodijo ločeno za vsak upravni organ.
Upravni organi z velikim številom organizacijskih enot in velikim obsegom dela lahko organizirajo več vložišč.