Službena pot predstavlja stalnico v dnevu marsikaterega podjetnika in zaposlenih v podjetju. Potni nalog, izračun potnih stroškov oz. obračun kilometrine in s tem tudi službena pot so termini, ki jih lahko največkrat zasledimo skupaj.

Potni nalogi so urejeni s številnimi zakonodajnimi akti, med katerimi najdemo uredbe, zakone in pravilnike. Vsako podjetje, ki v svoje poslovanje vključuje službena potovanja, mora za vsako službeno pot izdati ustrezen potni nalog. Ta dokument predstavlja računovodsko listino, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih poti zaposlenih ter upravičuje povračilo stroškov, nastalih med potovanjem.

Kdaj je treba izdati potni nalog?

Potni nalog za službeno pot je treba izdati v pisni obliki pred načrtovanim potovanjem, pri čemer ga mora obvezno podpisati direktor ali pooblaščena oseba v podjetju. Izjemoma je mogoče službeno potovanje odrediti ustno ali po telefonu, vendar je v takšnem primeru potrebno potni nalog izdati najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot.

Kateri podatki so obvezni na potnem nalogu?

Eden ključnih elementov potnega naloga je navedba namena potovanja. Ta mora biti jasno opredeljen, npr. obisk poslovnega partnerja, sejma, prireditve, ali sestanek z dobavitelji. Splošni izrazi, kot je »službena pot«, niso zadostni, saj inšpektorji zahtevajo podrobnejši opis, na primer: »Poslovna pot – obisk družbe Tax-Fin-Lex d.o.o. zaradi podpisa pogodbe«.

Poleg natančne navedbe razloga in namena potovanja mora potni nalog vsebovati še naslednje podatke:

-              zaporedno številko potnega naloga in datum izdaje,

-              točne podatke o osebi, ki potuje (ime, priimek, delovno mesto, naslov bivanja),

-              datum in uro začetka potovanja,

-              kraj potovanja,

-              kratek opis nalog in dela, ki se bodo izvajali na službeni poti,

-              trajanje potovanja (število ur in dni),

-              odobritev uporabe prevoznih sredstev,

-              podatke o plačniku potnih stroškov,

-              višino dnevnice in morebitnih posebnih dodatkov.

Pravilno izpolnjen potni nalog mora podpisati odredbodajalec (direktor ali pooblaščena oseba v podjetju), s čimer se zagotovi njegova veljavnost.

Potni nalogi – najpogostejše napake

Izpolnjevanje potnih nalogov je pogosto pod drobnogledom davčnih inšpektorjev, saj predstavlja enega izmed elementov pri nadzoru nad pravilnim obračunom in povračilom stroškov zaposlenih na službenih poteh. Čeprav se zdi proces izpolnjevanja potnih nalogov rutinsko opravilo, se pri tem pogosto pojavljajo napake, ki lahko privedejo do davčnih nepravilnosti in finančnih posledic za podjetje.

Napake lahko razdelimo v tri glavne skupine, ki zajemajo pomanjkljivosti pri vodenju evidence, podatkih o zaposlenih ter podatkih o službenih poteh.

1. Napake pri vodenju evidence

• Manjkajoče zaporedne številke: Potni nalogi morajo biti ustrezno oštevilčeni za zagotavljanje sledljivosti.
• Nepravilno številčenje: Zaporedje potnih nalogov mora biti dosledno in logično.
• Manjkajoč podpis odgovorne osebe: Potne naloge mora potrditi oseba, ki je pooblaščena za odobritev službenih poti.
• Pomanjkanje žiga podjetja: V podjetjih, kjer se uporablja žig, mora biti ta prisoten na dokumentu.

2. Napake pri podatkih o zaposlenih

• Nepopolni osebni podatki: Na potnem nalogu morajo biti zapisani vsi podatki o zaposlenem, vključno z naslovom prebivališča. 
• Manjkajoče informacije o delovnem mestu: Pomembno je navesti delovno mesto zaposlenega.
• Manjkajoč podpis zaposlenega: Zaposleni mora s podpisom potrditi izvedbo službene poti.

3. Napake pri podatkih o službenih poteh

• Nejasen namen poti: Namen službene poti mora biti natančno opredeljen (na primer udeležba na sejmu, seminarju ali poslovni sestanek).
• Manjkajoči podatki o nalogodajalcu: Potni nalog mora vsebovati informacijo o tem, kdo je odredil službeno pot.
• Pomanjkljivo določena relacija poti: Potrebno je natančno navesti relacijo, vključno z vsemi vmesnimi postajami.
• Manjkajoči datumi in ure: Potni nalogi morajo vsebovati točne datume ter ure odhoda in vrnitve.
• Nepravilno obračunana kilometrina: Kilometrina mora ustrezati dejansko prevoženim kilometrom in biti skladna z veljavnimi predpisi.
• Manjkajoča dokazila: Na potni nalog je potrebno priložiti dokazila, kot so računi za cestnine, parkirnine ali vinjete.

Posledice nepravilno izpolnjenih potnih nalogov

Nepravilnosti pri izpolnjevanju potnih nalogov lahko podjetju prinesejo resne finančne in pravne posledice.

Pravilno izpolnjevanje potnih nalogov ni zgolj administrativna nuja, temveč ključen element skladnosti z zakonodajo in davčnimi predpisi. Z natančnostjo, doslednostjo in ustrezno podporo lahko podjetja bistveno zmanjšajo tveganje za finančne posledice ter zagotovijo transparentnost poslovanja.