Postopki s pogajanji predstavljajo eno izmed najbolj prilagodljivih oblik javnega naročanja v Sloveniji. Zakon o javnem naročanju (ZJN-3) jih predvideva v treh različnih oblikah, ki omogočajo, da se naročnik s ponudniki pogaja o vsebini ponudb. Pogajanja omogočajo iskanje boljših rešitev, usklajevanje podrobnosti ali optimizacijo stroškov, vendar so tovrstni postopki dovoljeni le v točno določenih okoliščinah.
Vrste postopkov s pogajanji po ZJN-3
ZJN-3 opredeljuje tri vrste postopkov s pogajanji:
- Konkurenčni postopek s pogajanji (44. člen),
- Postopek s pogajanji z objavo (45. člen),
- Postopek s pogajanji brez predhodne objave (46. člen).
Vsaka izmed teh oblik ima svoj namen, pravno podlago, potek in pogoje uporabe, kar mora naročnik upoštevati že pri načrtovanju postopka.
Konkurenčni postopek s pogajanji
Ta postopek je dopusten le na splošnem področju in v posebnih primerih, ko standardni postopki ne omogočajo zadostne opredelitve predmeta naročila ali ko so bile v prejšnjih postopkih prejete le neskladne ponudbe.
Pogoji za uporabo vključujejo:
- naročilo vključuje projektiranje ali inovativne rešitve;
- tehničnih specifikacij ni mogoče jasno določiti;
- potrebe naročnika ni mogoče zadovoljiti brez prilagoditev obstoječih rešitev;
- v odprtem ali omejenem postopku so bile prejete le nedopustne ponudbe.
Potek postopka:
- Naročnik objavi obvestilo o naročilu, na katerega se lahko prijavi vsak gospodarski subjekt.
- Po pregledu prijav povabi izbrane kandidate k oddaji prve ponudbe.
- Sledi ena ali več faz pogajanj, v katerih naročnik izboljšuje ponudbe.
- Ko zaključi pogajanja, pozove k predložitvi končnih ponudb in izvede izbor.
Posebnost: Naročnik si lahko že v obvestilu pridrži pravico, da naročilo odda brez pogajanj – na podlagi prvotno prejetih ponudb.
Postopek s pogajanji z objavo
Ta postopek se uporablja izključno na infrastrukturnem področju, kamor sodijo naročila s področja energetike, transporta, vodnega gospodarstva in poštnih storitev. Po vsebini je zelo podoben konkurenčnemu postopku s pogajanji, vendar je njegova uporaba omejena na določene sektorje.
Značilnosti postopka:
- Objavi se povabilo k sodelovanju, na katerega se lahko prijavijo vsi zainteresirani subjekti.
- Naročnik izbere ustrezne kandidate in jih povabi k pogajanjem.
- Pogajanja se izvajajo z namenom izboljšanja vsebine ponudb.
- Naročilo se odda na podlagi izpopolnjenih ponudb.
Prednost tega postopka je večja prožnost, še posebej kadar predmet naročila zahteva natančno usklajevanje tehničnih rešitev ali izvajalskih pogojev.
Postopek s pogajanji brez predhodne objave
To je najbolj izjema oblika postopka s pogajanji in jo ZJN-3 dopušča le v posebnih, zakonsko določenih primerih. Uporablja se takrat, ko druge oblike postopkov niso možne ali primerne zaradi izrednih okoliščin.
Postopek se lahko uporabi, če:
- v prejšnjem odprtem ali omejenem postopku ni bilo prejetih dopustnih ponudb;
- naročilo lahko izvede le en ponudnik (npr. zaradi tehničnih razlogov, ekskluzivnih pravic);
- je potrebno ukrepati zaradi skrajne nujnosti (npr. naravne nesreče, izredni dogodki);
- gre za dopolnilne storitve ali blago, ki so tesno povezani s prejšnjim naročilom.
Kako poteka?
V tem postopku ni javne objave. Naročnik neposredno povabi enega ali več ponudnikov, s katerimi izvede pogajanja o ponudbi in sklene pogodbo. Vsak tak postopek mora biti natančno utemeljen in dokumentiran, saj predstavlja velik odmik od načela transparentnosti.
Čeprav postopki s pogajanji omogočajo več fleksibilnosti, z njimi prihajajo tudi večje odgovornosti. Naročnik mora v vsakem primeru poskrbeti za strogo dokumentacijo postopka, jasno obrazložitev izbire postopka ter spoštovanje načel enake obravnave vseh ponudnikov.