Omejeni postopek je ena izmed osnovnih vrst postopkov javnega naročanja, ki ga določa Zakon o javnem naročanju (ZJN-3). V primerjavi z odprtim postopkom omogoča večjo selektivnost pri izbiri ponudnikov, saj poteka v dveh fazah. Takšen pristop je zlasti primeren za kompleksnejša naročila, pri katerih želi naročnik pred končno izbiro najprej preveriti usposobljenost prijavljenih gospodarskih subjektov.

V prvi fazi naročnik na portalu javnih naročil objavi povabilo k sodelovanju. V tej fazi se ponudniki še ne zavezujejo z dejanskimi ponudbami, temveč zgolj oddajo prijavo za sodelovanje in predložijo ustrezna dokazila, ki potrjujejo, da izpolnjujejo pogoje, določene v razpisni dokumentaciji. Ti pogoji se nanašajo predvsem na tehnično in strokovno usposobljenost ter finančno stabilnost. Naročnik nato na podlagi vnaprej določenih in objektivnih meril izbere omejeno število ustreznih kandidatov, ki jih povabi k sodelovanju v drugi fazi postopka.

Druga faza omejenega postopka je namenjena oddaji dejanskih ponudb. V tej fazi lahko sodelujejo le tisti kandidati, ki so uspešno prestali prvo fazo in prejeli povabilo naročnika. Pomembno je poudariti, da v okviru omejenega postopka ni dopustno izvajati pogajanj – ponudbe, ki jih ponudniki predložijo, morajo biti dokončne in v celoti skladne z razpisno dokumentacijo. Naročnik nato izbere najugodnejšo ponudbo glede na vnaprej določena merila, ki so lahko vezana na ceno, kakovost, rok izvedbe ali druge relevantne dejavnike.

Kdaj se omejeni postopek uporablja?

Omejeni postopek se v praksi uporablja predvsem takrat, ko bi bil pregled velikega števila podrobnih ponudb v odprtem postopku za naročnika nesorazmerno obremenjujoč. S tem ko v prvi fazi izloči neustrezne kandidate, si zagotovi, da bo v drugi fazi ocenjeval le ponudbe ponudnikov, ki že vnaprej izpolnjujejo vse zahtevane pogoje. Takšen pristop povečuje učinkovitost in kakovost končnega izbora.

Seveda pa omejeni postopek zahteva strogo spoštovanje načel enakopravne obravnave, preglednosti in sorazmernosti. Merila za izbor kandidatov v prvi fazi morajo biti jasno določena in vnaprej objavljena, naročnik pa mora zagotoviti enako obravnavo vseh prijavljenih subjektov. V skladu s 105. členom ZJN-3 mora tudi ustrezno dokumentirati vse ključne faze postopka in v poročilu o oddaji naročila navesti razloge za svojo odločitev.

Čeprav je omejeni postopek nekoliko bolj kompleksen kot odprti, prinaša številne prednosti – predvsem na področju zmanjšanja administrativnega bremena in povečanja kakovosti ponudb. Prav zato ga naročniki pogosto uporabljajo pri tehnično zahtevnih projektih, infrastrukturnih investicijah in drugih primerih, kjer je ključno sodelovanje z zanesljivimi in preverjenimi izvajalci.

V dobi elektronskega javnega naročanja poteka celoten postopek tudi digitalno – vse objave, prijave in komunikacija med naročnikom in ponudniki se vodijo prek uradnega portala javnih naročil, kar dodatno prispeva k transparentnosti in sledljivosti.