E-javno naročanje je sodobna in v celoti digitalizirana oblika izvajanja javnih naročil v Sloveniji. Gre za enega temeljnih mehanizmov za uresničevanje načel transparentnosti, učinkovitosti in gospodarne porabe javnih sredstev. Za zavezance – torej naročnike, ki morajo pri svojih postopkih upoštevati Zakon o javnem naročanju (ZJN-3) – pomeni e-javno naročanje obveznost, da vse faze postopka izvajajo elektronsko, pregledno in skladno z zakonodajo.

E-javno naročanje kot temelj načela transparentnosti

Zakon o javnem naročanju (ZJN-3) v 3. členu določa temeljna načela javnega naročanja, med katerimi ima načelo transparentnosti (6. člen) ključno vlogo. To načelo zahteva, da se vsak postopek izvaja na pregleden način – in prav e-javno naročanje je glavni mehanizem za dosego tega cilja.

E-javno naročanje omogoča, da so vsi podatki o javnih naročilih brezplačno dostopni javnosti prek portala javnih naročil. Gre za uradno in edino veljavno elektronsko točko, preko katere naročniki objavljajo:

• obvestila o naročilih,
• razpisno dokumentacijo,
• vse spremembe in pojasnila,
• ter končne odločitve o oddaji naročil.

Tako se zagotavlja transparentnost in enakopravna obravnava ponudnikov, kar zmanjšuje tveganja za korupcijo in krepi zaupanje v porabo javnih sredstev.

Portal javnih naročil – osrednje orodje e-javnega naročanja

Portal javnih naročil (enarocanje.si) je srce sistema e-javnega naročanja. Vsako naročilo, ki presega zakonsko določene vrednostne pragove, mora biti objavljeno na portalu. Ta elektronska platforma omogoča pregled vseh aktivnih, zaključenih in arhiviranih postopkov, vključno z dokumentacijo, vprašanji ponudnikov in pojasnili naročnikov.

Za zavezance je ključnega pomena, da portal uporabljajo dosledno in pravilno, saj objave na njem niso le tehnično dejanje, pač pa imajo neposredne pravne posledice.

Sodišča in Državna revizijska komisija (DKOM) v svojih odločbah dosledno poudarjajo pomen pravilnih objav in popolnosti dokumentacije. 

Pravne posledice e-javnega naročanja

Objave na portalu predstavljajo uradna procesna dejanja z določenimi pravnimi učinki. Sodna praksa (npr. VSL sodba II Cpg 1220/2015, UPRS Sodba II U 359/2022-16) jasno potrjuje, da:

• datum objave odločitve na portalu določa začetek teka rokov za pravna sredstva,
• vsebina objave določa meje pravic in obveznosti ponudnikov,
• nejasna ali nepopolna elektronska objava pomeni kršitev načela transparentnosti in lahko vodi v razveljavitev postopka.

Za naročnike to pomeni, da morajo biti pri elektronskih objavah izjemno natančni in pravočasni, saj vsaka napaka ali zamuda lahko sproži revizijski postopek in dodatne stroške.

E-javno naročanje kot del digitalne preobrazbe

E-javno naročanje je del širše digitalizacije javnega sektorja, ki jo spodbujajo evropske direktive in nacionalni strateški dokumenti. Cilj ni le elektronska oddaja razpisov, temveč celoten elektronski tok poslovanja – od objave razpisa do plačila računa.

Z uvedbo e-računov v sistem javnega naročanja je Republika Slovenija naredila pomemben korak k popolni digitalizaciji. E-računi omogočajo:

• hitrejše in natančnejše obdelave plačil,
• manj administrativnega dela,
• zmanjšanje stroškov papirne dokumentacije,
• ter boljše sledenje porabi javnih sredstev.

Česa se morajo zavezanci pri e-javnem naročanju držati?

Da bi zavezanci zakonito in učinkovito izvajali postopke e-javnega naročanja, morajo dosledno slediti trem ključnim fazam:

Korak 1: Priprava pred objavo

• Izvedba analize potreb in raziskave trga.
• Priprava razpisne dokumentacije, ki je jasna, nedvoumna in sorazmerna predmetu naročila.
• Preverjanje, ali vse tehnične specifikacije omogočajo enakopravno sodelovanje ponudnikov.

Slabo pripravljena dokumentacija je najpogostejši razlog za kasnejše pritožbe ponudnikov in razveljavitve postopkov.

Korak 2: Izvedba postopka na portalu javnih naročil

• Pravočasna objava vseh dokumentov in sprememb.
• Vsa komunikacija s ponudniki mora potekati izključno prek portala, da se zagotovi sledljivost in enak dostop do informacij.
• Odgovori na vprašanja morajo biti javno objavljeni, da ne pride do selektivnega informiranja.

Transparentna komunikacija prek portala je eden ključnih dokazov, da je bil postopek izveden v skladu z ZJN-3.

Korak 3: Faza po oddaji naročila

• Po oddaji naročila mora biti odločitev o izbiri ponudnika objavljena na portalu, s čimer se uradno začne rok za revizijo.
• Priprava na prejem in obdelavo e-računov – elektronskih dokumentov, ki so obvezni v vseh javnih naročilih.

E-računi predstavljajo zadnji korak digitalne verige in so nujen pogoj za zakonito poslovanje z izbranim izvajalcem.

Najpogostejše napake in tveganja pri e-javnem naročanju

Nejasna ali diskriminatorna merila: vsaka tehnična ali vsebinska zahteva mora biti objektivno preverljiva in sorazmerna s predmetom naročila.

Nepravočasne objave: zamuda pri objavi razpisne dokumentacije ali pojasnil na portalu lahko pomeni kršitev načela transparentnosti.

Sprememba pogodbenih strank po oddaji naročila: sodna praksa (npr. VSL sodba I Cpg 936/2014) opozarja, da menjava izvajalca brez novega postopka pomeni bistveno spremembo in kršitev ZJN-3.

Neskladnost z e-računi: zavezanci morajo omogočiti prejem e-računov prek uradnih kanalov (npr. UJP), sicer lahko pride do zamud pri plačilih in kršitve pogodbenih obveznosti.

E-javno naročanje kot priložnost, ne le obveznost

E-javno naročanje je več kot zakonska zahteva – je instrument transparentnosti, učinkovitosti in zaupanja v delovanje javnega sektorja. Pravilna uporaba portala javnih naročil omogoča pregledne in konkurenčne postopke, zmanjšuje administrativne obremenitve ter povečuje gospodarnost porabe javnih sredstev.

Za zavezance to pomeni večjo odgovornost, a tudi priložnost za izboljšanje lastnih procesov in odnosov z gospodarstvom.
Z upoštevanjem zakonodaje, sodne prakse in tehničnih smernic boste zagotovili, da bo vaše e-javno naročanje potekalo zakonito, učinkovito in z minimalnimi tveganji.