Nalaganje dokumenta...
Sklep o kadrovskih, tehničnih in organizacijskih pogojih ter dokumentaciji
OBJAVLJENO V: Uradni list RS 107-5318/2007, stran 14793 DATUM OBJAVE: 23.11.2007
VELJAVNOST: od 8.12.2007 do 1.11.2011 / UPORABA: od 8.12.2007 do 30.6.2013
RS 107-5318/2007
Verzija
4 / 5
Čistopis se uporablja od 1.7.2013 do nadaljnjega. Status čistopisa na današnji dan, 13.2.2026: NEAKTUALEN.
5318. Sklep o kadrovskih, tehničnih in organizacijskih pogojih ter dokumentaciji
Na podlagi osmega odstavka 8. člena, 29. člena, 6. točke 37. člena, 3. točke 117. člena in 3. točke 172. člena Zakona o investicijskih skladih in družbah za upravljanje (Uradni list RS, št. 26/05 – ZISDU-1-UPB1, 68/05 – odločba US, 28/06 – ZTVP-1B, 114/06 – ZUE in 92/07 – ZISDU-1B) Agencija za trg vrednostnih papirjev izdaja
S K L E P
o kadrovskih, tehničnih in organizacijskih pogojih ter dokumentaciji
o kadrovskih, tehničnih in organizacijskih pogojih ter dokumentaciji
I. SPLOŠNI DOLOČBI
1. člen
Predmet sklepa
Ta sklep določa kadrovske, tehnične in organizacijske pogoje, ki jih mora izpolnjevati družba za upravljanje za opravljanje storitev upravljanja investicijskih skladov in upravljanje premoženja dobro poučenih vlagateljev ter dokumentacijo o izpolnjevanju pogojev za opravljanje storitev upravljanja investicijskih skladov in ustanovitev investicijskih skladov.
2. člen
Uporaba sklepa za druge osebe
Določbe tega sklepa se smiselno uporabljajo tudi za osebe, ki jih družba za upravljanje pisno pooblasti, da v njenem imenu opravljajo posamezne storitve oziroma posle iz prvega odstavka 5. člena Zakona o investicijskih skladih in družbah za upravljanje (Uradni list RS, št. 26/05 – ZISDU-1-UPB1, 68/05 – odločba US, 28/06 – ZTVP-1B, 114/06 – ZUE in 92/07 – ZISDU-1B; v nadaljevanju ZISDU-1). Pri smiselni uporabi določb se upoštevata zlasti obseg in vrsta storitev oziroma poslov, ki so predmet prenosa.
II. UPRAVLJANJE DRUŽBE ZA UPRAVLJANJE
3. člen
Sistem upravljanja
Uprava družbe za upravljanje mora vzpostaviti in uresničevati celovit sistem upravljanja družbe za upravljanje, ki temelji na:
1.
zadostnem številu zaposlenih glede na obseg poslovanja in zapletenost storitev in poslov, ki jih opravlja družba za upravljanje,
2.
jasni in učinkoviti organizacijski strukturi,
3.
zanesljivem informacijskem sistemu,
4.
učinkovitem sistemu notranjih kontrol.
III. KADROVSKI POGOJI
4. člen
Zaposleni
(1)
Družba za upravljanje mora imeti zadostno število ustrezno izobraženih, strokovno usposobljenih in izkušenih zaposlenih, glede na potrebe svoje organizacijske strukture, obsega in zahtevnosti poslovnih aktivnosti ter izpostavljenosti tveganjem. Strokovna usposobljenost in izkušnje zaposlenih morajo ustrezati njihovim pristojnostim in odgovornostim ter zahtevnosti nalog, ki jih opravljajo.
(2)
Za zaposlene po tem sklepu se štejejo osebe, ki poleg članov uprave za družbo za upravljanje, opravljajo naloge na podlagi pogodbe o zaposlitvi, sklenjene z družbo za upravljanje, vendar z najmanj polovičnim delovnim časom.
(3)
Družba za upravljanje mora v primeru odsotnosti vsakega zaposlenega zagotoviti njegovo nadomeščanje. V primeru odsotnosti vodilnega zaposlenega mora osebi, ki ga nadomešča, zagotoviti tudi ustrezno pooblastilo za zastopanje in odločanje. Družba za upravljanje mora zagotoviti, da odsotnost z delovnega mesta ali prekinitev delovnega razmerja s ključnim zaposlenim ne vpliva negativno na delovni proces in profesionalno skrbnost poslovanja družbe za upravljanje.
(4)
Družba za upravljanje mora zagotoviti, da sistem plačevanja in nagrajevanja zaposlenih ne vzpodbuja k škodljivemu prevzemanju tveganj.
5. člen
Minimalno število zaposlenih
(1)
Družba za upravljanje, ki upravlja samo en investicijski sklad, mora imeti poleg članov uprave vsaj še pet ustrezno izobraženih, strokovno usposobljenih in izkušenih zaposlenih.
(2)
Za ustrezno izobraženo in strokovno usposobljeno osebo se šteje oseba, ki ima najmanj eno leto primerljivih delovnih izkušenj in izpolnjuje vsaj enega izmed naslednjih pogojev:
1.
ima najmanj VI. stopnjo izobrazbe ekonomske, pravne ali druge ustrezne smeri;
2.
ima opravljen preizkus strokovnih znanj za vse vrste poslov borznega posrednika iz prvega odstavka 186. člena Zakona o trgu finančnih instrumentov (Uradni list RS, št. 67/07 in 100/07 – popr.) oziroma je pridobila dovoljenje za opravljanje funkcije člana uprave družbe za upravljanje.
(3)
S povečanjem obsega in zahtevnosti poslovnih aktivnosti ter izpostavljenosti tveganjem mora družba za upravljanje število zaposlenih ustrezno povečevati tako, da bo zagotovljeno poslovanje skladno s tem sklepom.
(4)
V primeru, da družba za upravljanje pisno pooblasti osebe iz šestega odstavka 5. člena ZISDU-1, da v njenem imenu opravljajo posamezne storitve oziroma posle iz prvega odstavka 5. člena ZISDU-1, se pri ugotavljanju ustreznega števila zaposlenih (poleg članov uprave in petih zaposlenih, ki izpolnjujejo pogoje iz drugega odstavka tega člena), upošteva tudi število oseb iz šestega odstavka 5. člena ZISDU-1, če je z upoštevanjem teh oseb mogoče zagotoviti, da bo poslovanje družbe za upravljanje, upoštevaje povečan obseg in zahtevnost poslovnih aktivnosti ter izpostavljenost tveganjem, skladno s tem sklepom.
6. člen
Organizacijska kultura
Družba za upravljanje mora vzpostaviti trdno organizacijsko kulturo, ki temelji na visokih strokovnih in etičnih standardih poslovanja ter pozitivnem odnosu zaposlenih do notranjih kontrol. Notranje kontrole morajo biti neločljiv del vseh poslovnih procesov družbe za upravljanje. Zaposleni morajo razumeti namen in pomembnost notranjih kontrol ter prispevati k njihovemu učinkovitemu izvajanju.
IV. ORGANIZACIJSKI POGOJI
7. člen
Organizacija poslovanja
(1)
Družba za upravljanje mora imeti takšno organizacijo poslovanja, ki bo omogočala poslovanje v skladu z ZISDU-1 in drugimi predpisi, ki urejajo njeno poslovanje.
(2)
Organizacija poslovanja družbe za upravljanje mora z natančno opredeljenimi pristojnostmi in odgovornostmi posameznih organizacijskih enot in razmerji do drugih organizacijskih enot, zagotavljati pogoje za učinkovito vodenje družbe za upravljanje.
(3)
Organizacija poslovanja družbe za upravljanje mora z ustrezno funkcionalno in prostorsko razmejitvijo organizacijskih enot in delovnih mest omejevati oziroma preprečevati nastanek nasprotij med interesi vlagateljev v investicijske sklade, interesi dobro poučenih vlagateljev ter interesi družbe za upravljanje in njenih zaposlenih. Družba za upravljanje mora zagotavljati funkcionalno in prostorsko razmejitev zalednih služb od drugih organizacijskih enot družbe za upravljanje. Poslovni prostori družbe za upravljanje morajo biti funkcionalno in prostorsko ločeni od drugih družb, tudi od lastniško ali upravljavsko povezanih družb.
(4)
Organizacija poslovanja družbe za upravljanje mora zagotavljati varovanje zaupnih podatkov.
(5)
Družba za upravljanje mora zagotavljati transparenten in dokumentiran proces sprejemanja poslovnih odločitev v posameznih delovnih procesih ter ustrezen pretok informacij in dokumentacije med posameznimi organizacijskimi enotami, ki so potrebne za sprejemanje odločitev.
(6)
Organizacijska struktura družbe za upravljanje mora omogočati učinkovito komunikacijo in sodelovanje na vseh organizacijskih ravneh, vključno z ustreznim pretokom informacij navzgor in navzdol. Pretok informacij navzgor je ustrezen, če omogoča posameznim vodstvenim ravnem dostop do informacij, ki so pomembne za sprejemanje poslovnih odločitev ter odločitev glede upravljanja s tveganji. Pretok informacij navzdol je ustrezen, če omogoča zaposlenim dostop do znanj, ki so pomembna za izpolnjevanje njihovih pristojnosti in nalog.
8. člen
Delovni proces
(1)
Družba za upravljanje mora opredeliti potek izvajanja ključnih delovnih procesov in zagotoviti, da se ti procesi izvajajo v skladu s predpisanimi postopki.
(2)
Delovni procesi iz prejšnjega odstavka se morajo izvajati na podlagi pisnih navodil, ki vključujejo opise delovnih procesov in delovna navodila.
(3)
Družba za upravljanje mora zagotoviti ustrezno stopnjo podrobnosti navodil vključno s pravili glede organizacijske in poslovno-operativne strukture družbe za upravljanje, sistema dodeljevanja nalog, hierarhije sprejemanja odločitev, pristojnosti in odgovornosti zaposlenih ter izvajanja postopkov. Stopnja podrobnosti teh navodil in usmeritev mora biti odvisna od značilnosti, obsega in zapletenosti poslovnih procesov družbe za upravljanje ter potencialnih tveganj. V primeru kakršnih koli sprememb poslovnih procesov ali pripadajočih aktivnosti morajo biti navodila ustrezno in nemudoma ažurirana. Zaposleni morajo biti seznanjeni z vsebino tistih navodil in usmeritev, ki jih potrebujejo za izpolnjevanje vseh svojih delovnih nalog.
(4)
Družba za upravljanje mora pri sklepanju poslov v zvezi s premoženjem zaupanim v upravljanje vzpostaviti interno strukturo limitov za omejevanje izpostavljenosti merljivim tveganjem.
V. TEHNIČNI POGOJI
9. člen
Informacijski sistem
(1)
Družba za upravljanje mora imeti izdelano strategijo razvoja informacijskih sistemov in politiko varnosti informacijskih sistemov.
(2)
Informacijski sistem družbe za upravljanje mora zagotavljati pravilno in zanesljivo zbiranje, vodenje, prenos in obdelavo podatkov. Pri tem mora informacijski sistem izpolnjevati zlasti naslednje zahteve:
1.
zagotovljen mora biti vnos samo odobrenih podatkov ter vseh odobrenih podatkov;
2.
možnost vnosa podatkov smejo imeti le pooblaščene osebe;
3.
zagotovljen mora biti podatek o osebah, ki so dostopale do podatkov in osebah, ki so opravile vnos in odobrile vnos podatkov;
4.
zagotovljen mora biti natančen, popoln ter ustrezno zaščiten prenos podatkov;
5.
zagotovljen mora biti reden nadzor nad pravilnostjo podatkov;