Sklep o poslovanju družbe za upravljanje

1436. Sklep o poslovanju družbe za upravljanje

Na podlagi četrtega odstavka 20. člena, prvega odstavka 74. člena, 76. člena, drugega odstavka 159. člena in četrtega odstavka 233. člena Zakona o investicijskih skladih in družbah za upravljanje (Uradni list RS, št. 77/11 in 10/12 – ZPre-1C) Agencija za trg vrednostnih papirjev izdaja

S K L E P
o poslovanju družbe za upravljanje

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina sklepa)

Ta sklep določa:

1.

pravila varnega in skrbnega poslovanja družbe za upravljanje, ki vključujejo:

a. pogoje in zahteve glede organizacijskega ustroja iz 1. točke prvega odstavka 69. člena Zakona o investicijskih skladih in družbah za upravljanje (Uradni list RS, št. 77/11 in 10/12 – ZPre-1C; v nadaljnjem besedilu ZISDU-2);

b. potrebne lastnosti administrativnih in računovodskih postopkov ter elektronskega informacijskega sistema iz 2. točke prvega odstavka 69. člena ZISDU-2;

c. potrebne lastnosti sistema notranjih kontrol iz 3. točke prvega odstavka 69. člena ZISDU-2;

d. podrobnejšo vsebino in način vodenja evidenc iz 70. člena ZISDU-2, vključno z evidenco imetnikov investicijskih kuponov in seznamom povezanih oseb;

e. način minimiziranja tveganja oškodovanja investicijskega sklada oziroma strank družbe za upravljanje iz drugega odstavka 69. člena ZISDU-2, vključno s politiko za uveljavljanje glasovalnih pravic;

f. ukrepe za neprekinjeno poslovanje iz 73. člena ZISDU-2;

2.

pravila ravnanja družbe za upravljanje in

3.

dodatne pogoje, ki jih mora izpolnjevati družba za upravljanje, ki opravlja storitve gospodarjenja s finančnimi instrumenti in pomožne storitve.

2. člen

(prenos direktiv Evropske Unije)

S tem sklepom se v pravni red Republike Slovenije prenaša Direktiva Komisije št. 2010/43/EU z dne 1. julija 2010 o izvajanju Direktive 2009/65/ES Evropskega parlamenta in Sveta o organizacijskih zahtevah, navzkrižjih interesov, poslovanju, obvladovanju tveganja ter vsebini sporazuma med depozitarjem in družbo za upravljanje (UL L št. 176 z dne 10. 7. 2010, str. 42).

3. člen

(pojmi)

Za namene tega sklepa veljajo naslednje opredelitve pojmov:

1.

»stranka« pomeni investicijski sklad, za katerega družba za upravljanje opravlja storitve upravljanja investicijskih skladov oziroma tudi vsako fizično ali pravno osebo oziroma katerikoli drug podjem, za katerega opravlja storitve gospodarjenja s finančnimi instrumenti oziroma pomožne storitve;

2.

»imetnik enote« pomeni vsako fizično osebo, pravno osebo in drug subjekt zasebnega in javnega prava, ki je imetnik enot investicijskega sklada;

3.

»vlagatelj« pomeni imetnika enote oziroma potencialnega imetnika enote;

4.

»zadevna oseba« v zvezi z družbo za upravljanje pomeni:

a. člana uprave, izvršnega direktorja ali poslovodjo družbe za upravljanje;

b. zaposlenega v družbi za upravljanje ter vsako drugo fizično osebo, katerega storitev je na voljo družbi za upravljanje in je pod njenim nadzorom, in ki je vključena v storitev upravljanja premoženja investicijskih skladov, ki jo zagotavlja družba za upravljanje;

c. fizično osebo, ki se neposredno ukvarja z izvajanjem storitev za družbo za upravljanje na podlagi pogodbe o prenosu posameznih storitev oziroma poslov upravljanja investicijskih skladov;

5.

»uprava« pomeni izvršne direktorje, upravo družbe za upravljanje oziroma poslovodjo družbe za upravljanje;

6.

»nadzorni svet« pomeni nadzorni svet oziroma člane upravnega odbora, ki niso izvršni direktorji;

7.

»višje vodstvo« pomeni vodstveno raven, ki je neposredno podrejena upravi družbe za upravljanje in odgovorna za sprejemanje tekočih poslovno-operativnih odločitev v zvezi s poslovanjem družbe za upravljanje, za upravljanje premoženja in za upravljanje tveganj;

8.

»zaposleni« so osebe, ki poleg članov uprave za družbo za upravljanje opravljajo naloge na podlagi pogodbe o zaposlitvi, sklenjene z družbo za upravljanje, vendar z najmanj polovičnim delovnim časom;

9.

»ključni delovni proces« je proces, ki je nujen za neprekinjeno ter varno in skrbno opravljanje storitev upravljanja investicijskih skladov oziroma storitve gospodarjenja z vrednostnimi papirji za stranke oziroma za neprekinjeno opravljanje poslov upravljanja investicijskih skladov oziroma poslov v zvezi z gospodarjenjem z vrednostnimi papirji;

10.

»osebna transakcija« je posel s finančnimi instrumenti, ki ga sklene zadevna oseba oziroma je sklenjen za račun te osebe, če je izpolnjen vsaj eden od navedenih kriterijev:

a. oseba ravna izven svojega rednega opravljanja del in nalog;

b. posel je sklenjen za račun zadevne osebe oziroma za račun ožjega družinskega člana te osebe ali osebe, ki je v razmerju tesne povezanosti s to osebo;

11.

»trajni nosilec podatkov« je sredstvo, ki omogoča stranki shraniti nanjo osebno naslovljene informacije na način, ki ji bo omogočal dostop do teh informacij ter njihovo reprodukcijo v nespremenjeni obliki v določenem časovnem obdobju, glede na namen teh informacij;

12.

»OTC izvedeni finančni instrumenti« so izvedeni finančni instrumenti iz 2. točke prvega odstavka 14. člena Sklepa o naložbah investicijskega sklada (Uradni list RS, št. 33/12)

13.

»skupina« je skupina iz 14. točke 2. člena Zakona o finančnih konglomeratih (Uradni list RS, št. 43/06 in 87/11);

14.

»izvedbeno mesto« pomeni organiziran trg iz prvega odstavka 14. člena Zakona o trgu finančnih instrumentov (Uradni list RS, št. 108/10 – ZTFI-UPB3 in 78/11; v nadaljnjem besedilu ZTFI) oziroma večstranski sistem trgovanja (MTF) iz 13. člena ZTFI, sistematični internalizator iz drugega odstavka 16. člena ZTFI, vzdrževalec trga iz prvega odstavka 16. člena ZTFI ali drug zagotovitelj likvidnosti oziroma druga oseba, ki v tretji državi opravlja podobno funkcijo;

15.

»korporativna akcija« pomeni poslovni dogodek v zvezi s finančnim instrumentom in/ali njegovim izdajateljem.

II. PRAVILA VARNEGA IN SKRBNEGA POSLOVANJA

1. Organizacijski ustroj družbe za upravljanje

4. člen

(splošne zahteve)

Družba za upravljanje mora upoštevaje značilnosti, obseg in zapletenost storitev in poslov, ki jih opravlja, izpolnjevati splošne organizacijske zahteve tako, da:

1.

pripravi, izvaja in vzdržuje postopke odločanja ter organizacijsko strukturo, ki jasno in na dokumentiran način določa linije poročanja in razporeja naloge, pooblastila in odgovornosti;

2.

zaposli osebje, ki razpolaga z usposobljenostjo, znanjem in strokovnostjo, ki so potrebni za izvrševanje dodeljenih odgovornosti;

3.

zagotovi, da so vse zadevne osebe seznanjene s postopki, ki jih morajo upoštevati za pravilno izvrševanje svojih odgovornosti;

4.

zagotovi, da posameznim zadevnim osebam, ki opravljajo več nalog, to ne preprečuje opravljanja posamezne naloge na preudaren, pošten in strokoven način ter ustrezno razmeji naloge, ki jih ne more opravljati ista oseba; pri tem mora biti v vsakem trenutku zagotovljena ločenost izvajanja posameznih aktivnosti od kontrole teh aktivnosti;

5.

vzdržuje primerne in urejene evidence svojih poslov in dokumentov v zvezi z notranjo organizacijo in postopki;

6.

vzpostavi, izvaja in vzdržuje učinkovito notranje poročanje ter pretok informacij na vseh ustreznih ravneh;

7.

sprejme, izvaja in vzdržuje računovodske politike in postopke, ki ji omogočajo, da izdela in pravočasno posreduje finančna in druga poročila, ki prikazujejo resnično in pošteno sliko ter so skladna z vsemi veljavnimi računovodskimi standardi in drugimi pravili;

8.

vzpostavi, izvaja in vzdržuje primerne notranje kontrolne mehanizme, katerih namen je zagotoviti skladnost z odločitvami in postopki na vseh ravneh družbe za upravljanje;

9.

vzpostavi, izvaja in vzdržuje sisteme ter postopke, ki so primerni za ohranjanje varnosti, celovitosti, sledljivosti, zanesljivosti in zaupnosti informacij;

10.

spremlja in redno ocenjuje primernost in učinkovitost svojih sistemov in notranjih kontrol, ter sprejme primerne ukrepe za odpravljanje pomanjkljivosti;

11.

sprejme, izvaja in vzdržuje primerno politiko zagotavljanja neprekinjenega poslovanja, katere cilj je zagotoviti, da se ohranjajo ključni podatki in opravljanje ključnih nalog ter da se storitve in posli družbe za upravljanje v primeru izpada sistemov in postopkov ne prekinejo, ali, kadar to ni mogoče, zagotoviti pravočasno obnovitev podatkov in pravočasno nadaljevanje opravljanja storitev in poslov družbe za upravljanje.

5. člen

(organizacija poslovanja)

(1)

Organizacija poslovanja družbe za upravljanje z natančno opredeljenimi pristojnostmi in odgovornostmi posameznih organizacijskih enot in razmerji do drugih organizacijskih enot zagotavlja pogoje za učinkovito vodenje družbe za upravljanje.

(2)

Organizacija poslovanja družbe za upravljanje z ustrezno funkcionalno in prostorsko razmejitvijo organizacijskih enot in delovnih mest omejuje oziroma preprečuje nastanek nasprotij med interesi strank in vlagateljev ter interesi družbe za upravljanje in njenih zaposlenih. Poslovni prostori družbe za upravljanje morajo biti funkcionalno in prostorsko ločeni od drugih družb, tudi od lastniško ali upravljavsko povezanih družb.

(3)

Družba za upravljanje zagotavlja transparenten in dokumentiran potek sprejemanja poslovnih odločitev v posameznih ključnih delovnih procesih ter ustrezen pretok informacij in dokumentacije med organizacijskimi enotami ter med njimi in drugimi osebami, vključenimi v posamezen delovni proces, ki so potrebne za sprejemanje odločitev.

(4)

Organizacijska struktura družbe za upravljanje mora omogočati učinkovito komunikacijo in sodelovanje na vseh organizacijskih ravneh, vključno z ustreznim pretokom informacij navzgor in navzdol. Pretok informacij navzgor je ustrezen, če omogoča posameznim vodstvenim ravnem dostop do informacij, ki so pomembne za sprejemanje poslovnih odločitev ter odločitev glede upravljanja tveganj. Pretok informacij navzdol je ustrezen, če omogoča zaposlenim dostop do znanj, ki so pomembna za izpolnjevanje njihovih pristojnosti in nalog.

6. člen

(delovni proces)

(1)

Družba za upravljanje opredeli potek izvajanja ključnih delovnih procesov in zagotovi, da se ti procesi izvajajo v skladu s predpisanimi politikami in postopki.

(2)

Ključni delovni procesi se izvajajo na podlagi postopkov, ki vključujejo opis delovnega procesa z seznamom aktivnosti in delovna navodila za posamične aktivnosti.

(3)

Družba za upravljanje zagotovi ustrezno stopnjo podrobnosti postopkov in navodil vključno s pravili glede organizacijske in poslovno-operativne strukture družbe za upravljanje, sistema dodeljevanja nalog, hierarhije sprejemanja odločitev ter pristojnosti in odgovornosti zaposlenih. Stopnja podrobnosti postopkov in navodil je odvisna od značilnosti, obsega in zapletenosti delovnih procesov ter potencialnih tveganj. V primeru kakršnih koli sprememb delovnih procesov ali pripadajočih aktivnosti morajo biti postopki in navodila ustrezno in nemudoma ažurirana.

(4)

Zaposleni morajo biti seznanjeni z vsebino tistih postopkov in navodil, ki jih potrebujejo za izpolnjevanje vseh svojih delovnih aktivnosti.

7. člen

(zaposleni)

(1)

Družba za upravljanje mora zaposlovati zadostno število ustrezno izobraženih, strokovno usposobljenih in izkušenih oseb, glede na potrebe svoje organizacijske strukture, obsega in zahtevnosti delovnih procesov ter izpostavljenosti tveganjem. Strokovna usposobljenost in izkušnje zaposlenih morajo ustrezati njihovim pristojnostim in odgovornostim ter zahtevnosti delovnih aktivnosti, ki jih opravljajo.

(2)

Uprava in višje vodstvo (v nadaljnjem besedilu: ključni zaposleni) morata imeti ustrezno znanje in izkušnje s področja poslovanja družbe za upravljanje, ter izpolnjevati standarde ustrezne profesionalne skrbnosti iz Sklepa o skrbnosti članov uprave in članov nadzornega sveta družbe za upravljanje in dokumentaciji o izpolnjevanju pogojev za opravljanje funkcije člana uprave družbe za upravljanje (Uradni list RS, št. 33/12).

(3)

Družba za upravljanje v primeru odsotnosti vsakega zaposlenega zagotovi njegovo nadomeščanje. V primeru odsotnosti ključnega zaposlenega mora imeti oseba, ki ga nadomešča, ustrezno pooblastilo za zastopanje in odločanje. Družba za upravljanje zagotovi, da odsotnost z delovnega mesta ali prekinitev delovnega razmerja s ključnim zaposlenim ne vpliva negativno na delovni proces in poslovanje družbe za upravljanje skladno s predpisi.

(4)

Družba za upravljanje zagotavlja, da sistem plačevanja in nagrajevanja zaposlenih ne spodbuja k škodljivemu prevzemanju tveganj.

(5)

V primeru, da družba za upravljanje pisno pooblasti osebe iz 128. člena ZISDU-2, da v njenem imenu opravljajo posamezne storitve oziroma posle, ki v skladu s 102. členom ZISDU-2 spadajo pod storitve upravljanja investicijskih skladov (v nadaljnjem besedilu: pooblaščenec), se pri ugotavljanju ustreznega števila zaposlenih iz prvega odstavka tega člena, upošteva tudi število fizičnih oseb, ki pri pooblaščencu opravljajo storitve za družbo za upravljanje, če je na takšen način mogoče zagotoviti, da bo poslovanje družbe za upravljanje, upoštevaje obseg in zahtevnost poslovnih aktivnosti ter izpostavljenost tveganjem, skladno s tem sklepom.

8. člen

(organizacijska kultura)

Družba za upravljanje vzpostavi trdno organizacijsko kulturo, ki temelji na visokih strokovnih standardih poslovanja in etičnih vrednotah ter pozitivnem odnosu zaposlenih do notranjih kontrol.

2. Računovodski in administrativni postopki ter elektronska podpora poslovanju

9. člen

(računovodski postopki)

(1)

Družba za upravljanje z uporabo računovodskih politik in postopkov iz 7. točke 4. člena tega sklepa zagotavlja zaščito imetnikov enot investicijskih skladov.

(2)

Računovodstvo investicijskih skladov oziroma podskladov krovnega sklada, ki jih upravlja družba za upravljanje, se vodi za vsak investicijski sklad oziroma podsklad krovnega sklada ločeno in sicer tako, da je mogoče ob vsakem času neposredno ugotoviti njihova sredstva in obveznosti do virov sredstev.

(3)

Računovodske politike in postopki, ki jih sprejme, izvaja in vzdržuje družba za upravljanje, morajo biti skladne z računovodskimi pravili, ki veljajo v državi članici, kjer je ustanovljen investicijski sklad, ki ga na podlagi ZISDU-2 upravlja družba za upravljanje.

10. člen

(postopki vrednotenja sredstev in obveznosti investicijskega sklada)

(1)

Družba za upravljanje sprejme, izvaja in vzdržuje postopke za pravilno in natančno vrednotenje sredstev in obveznosti investicijskega sklada, v skladu določbami ZISDU-2 in predpisi izdanimi na njegovi podlagi.

(2)

V primeru, da družba za upravljanje sredstva investicijskega sklada nalaga v OTC izvedene finančne instrumente, sprejeme, izvaja in vzdržuje ureditev in postopke, ki zagotavljajo ustrezno, pregledno in pošteno izračunavanje izpostavljenosti investicijskega sklada iz poslov z OTC izvedenimi finančnimi instrumenti skladno s 15. členom Sklepa o naložbah investicijskega sklada. Družba za upravljanje pri tem upošteva značilnosti in zapletenost OTC izvedenih finančnih instrumentov.

11. člen

(postopki pri izračunu čiste vrednosti sredstev in vrednosti enote premoženja)

(1)

Družba za upravljanje zagotovi, da se čista vrednost sredstev (v nadaljnjem besedilu ČVS) vsakega investicijskega sklada in vrednost enote premoženja (v nadaljnjem besedilu VEP) vsakega odprtega investicijskega sklada, ki ga upravlja, izračuna na podlagi računovodskih politik in postopkov iz 9. člena tega sklepa, ter da se vsa vplačila in izplačila obračunajo po pravilni VEP oziroma ČVS.

(2)

Družba za upravljanje vzpostavi in uresničuje takšen sistem upravljanja, ki omogoča čimprejšnjo ugotovitev napak pri vrednotenju sredstev in obveznosti investicijskega sklada, izračunu ČVS in VEP ter odpravo nepravilnosti, ki so nastale zaradi ugotovljenih napak pri vrednotenju pri že izvedenih vplačilih in izplačilih iz sredstev investicijskega sklada.

12. člen

(postopek reševanja pritožb vlagateljev)

(1)

Družba za upravljanje vzpostavi in vzdržuje učinkovite ter pregledne postopke za razumno in hitro reševanje pritožb vlagateljev. Postopki reševanja pritožb vlagateljev morajo biti skladni z 71. členom ZISDU-2.

(2)

Družba za upravljanje mora zagotoviti, da vlagatelji lahko pritožbe vložijo brezplačno.

(3)

Informacije v zvezi z reševanjem pritožb vlagateljev so na zahtevo in brezplačno dostopne vlagateljem na način iz 9. člena Sklepa o objavah in neposrednem obveščanju imetnikov enot (Uradni list RS, št. 33/12).

13. člen

(elektronska podpora poslovanju)

(1)

Družba za upravljanje vzpostavi strategijo razvoja informacijskih sistemov in politiko varnosti informacijskih sistemov.

(2)

Politika varnosti informacijskih sistemov družbe za upravljanje vključuje najmanj:

1.

cilje pri zagotavljanju varnosti informacijskih sistemov;

2.

načela in postopke za zaščito zaupnosti, neoporečnosti in razpoložljivosti informacij, pri čemer »zaupnost informacij« pomeni, da je informacija dostopna samo pooblaščenim uporabnikom, »neoporečnost informacij« pomeni, da je informacija točna in popolna, »razpoložljivost informacij« pomeni, da imajo pooblaščeni uporabniki v potrebnem času zagotovljen dostop do informacij;

3.

porazdelitev odgovornosti glede varovanja informacijske tehnologije, informacij, shranjenih v informacijskih sistemih družbe za upravljanje, ter pripadajoče dokumentacije, pri čemer »informacijska tehnologija« pomeni strojno in programsko opremo, »strojna oprema« pomeni opredmeteno računalniško in komunikacijsko opremo, »programska oprema« pomeni računalniške programe, postopke in pravila, ki zagotavljajo načrtovano operativnost strojne opreme.

(3)

Elektronski informacijski sistem družbe za upravljanje zagotavlja zanesljivost, celovitost, razpoložljivost, zaupnost in sledljivost informacij in podatkov, ki jih družba za upravljanje obdeluje v skladu z zakonodajo, na način, da smiselno in sorazmerno glede na sprejeta tveganja izpolnjuje tudi zahteve standardov in okvirov ravnanja na področju upravljanja, razvoja, varovanja in dokumentiranja informacijskih rešitev kot so ISO/IEC 27001 in ISO/IEC 27002.

(4)

Programska oprema, namenjena podpori vodenja poslovnih knjig in sestavljanju poslovnih poročil investicijskega sklada, mora imeti dokazilo o skladnosti programske opreme z vsakokrat veljavnimi predpisi s področja vodenja poslovnih knjig in sestavljanja poslovnih poročil. Za dokazilo o skladnosti šteje priloženo mnenje aktivnega preizkušenega revizorja informacijskih sistemov, da vsakokratna različica programske opreme izpolnjuje pogoje iz prvega stavka tega odstavka.

(5)

Družba za upravljanje zagotavlja, da dobavitelj programske opreme oziroma drug pogodbeni partner družbe za upravljanje zagotavlja ustrezne posodobitve računalniške programske opreme.

3. Sistem notranjih kontrol

3.1. Splošne določbe

14. člen

(splošna določba)

(1)

Notranje kontrole so v delovanje družbe za upravljanje načrtno in sistematično vgrajeni procesi, ki s svojim delovanjem zagotavljajo čim bolj varno in učinkovito opravljanje storitev za njeno lastno poslovanje in stranke. Osnovni cilj notranjih kontrol je zmanjšanje tveganj na sprejemljivo raven.

(2)

Notranje kontrole zajemajo vse aktivnosti, ki jih izvajajo uprava, višje vodstvo in vsi drugi zaposleni, z namenom zagotavljanja:

1.

primernega upravljanja tveganj;

2.

primernega varovanja premoženja družbe za upravljanje in njenih strank;

3.

zanesljivosti in pravilnosti finančnih in drugih informacij;

4.

poslovanja, skladnega s predpisi;

5.

primernega varovanja podatkov;

6.

doseganja zadanih poslovnih ciljev;

7.

ekonomične in učinkovite rabe sredstev.

(3)

Notranje kontrole se izvajajo na ravni vsakega posamičnega delovnega procesa družbe za upravljanje, vključno s spremljanjem delovanja elektronskih informacijskih sistemov ter delovanja zaposlenih družbe za upravljanje.

15. člen

(pristojnosti in odgovornosti uprave in nadzornega sveta na področju notranjih kontrol)

(1)

Uprava družbe za upravljanje na področju notranjih kontrol:

1.

odgovarja za izvajanje splošne naložbene politike vsakega posameznega investicijskega sklada, ki ga upravlja, v skladu s prospektom, pravili upravljanja oziroma statutom investicijskega sklada;

2.

nadzoruje odobritve naložbenih strategij za vsak investicijski sklad, ki ga upravlja;

3.

odgovarja za uvedbo trajne in učinkovite funkcije zagotavljanja skladnosti, ne glede na to, ali je bilo opravljanje te funkcije preneseno na pooblaščenca ali ne;

4.

zagotavlja in redno preverja, da se naložbena politika, naložbene strategije in omejitve tveganja vsakega posameznega investicijskega sklada, ki ga upravlja, pravilno in učinkovito izvajajo in upoštevajo, ne glede na to, ali je bilo opravljanje funkcije upravljanja tveganj preneseno na pooblaščenca ali ne;

5.

sprejme postopke po katerih se sprejemajo naložbene odločitve za vsak investicijski sklad, ki ga upravlja, in redno preverja ustreznosti postopkov ter zagotavlja, da so take odločitve v skladu z odobrenimi naložbenimi strategijami;

6.

sprejme in redno preverja načrt upravljanja tveganj ter ureditev, procese in tehnike za izvajanje tega načrta, vključno s sistemom omejitve izpostavljenosti za vsak investicijski sklad, ki ga upravlja.

(2)

Pristojnosti in odgovornosti iz prvega odstavka tega člena ne morejo biti prenesene na nižje vodstvene ravni ali na pooblaščenca.

(3)

Uprava redno prejema poročila o izvajanju naložbenih strategij in postopkov za sprejemanje naložbenih odločitev iz 2. do 5. točke prvega odstavka tega člena.

(4)

Uprava in nadzorni svet:

1.

ocenjujeta in redno preučujeta učinkovitost politik, postopkov in aktivnosti vzpostavljenih za izpolnjevanje obveznosti iz ZISDU-2;

2.

sprejmeta ustrezne ukrepe za odpravo pomanjkljivosti.

(5)

Uprava in nadzorni svet najmanj enkrat letno prejmeta pisna poročila s področja zagotavljanja skladnosti poslovanja, notranje revizije in upravljanja tveganj. V poročilih mora biti zlasti navedeno, ali so bili za odpravo pomanjkljivosti sprejeti ustrezni ukrepi.

16. člen

(odgovornost višjega vodstva družbe za upravljanje)

Višje vodstvo na področju notranjih kontrol odgovarja za njihovo sprotno izvajanje na področjih za katera ima pooblastila ter redno in pravilno poročanje upravi in nadzornemu svetu v skladu s tretjim odstavkom 15. člena tega sklepa.

17. člen

(sistem notranjih kontrol)

(1)

Družba za upravljanje vzpostavi sistem notranjih kontrol in zagotavlja, da deluje v skladu s tem sklepom.

(2)

Sistem notranjih kontrol sestavljajo sprotne notranje kontrole in naslednje trajne funkcije sistema notranjih kontrol:

1.

funkcija zagotavljanja skladnosti;

2.

služba notranje revizije;

3.

funkcija upravljanja tveganj.

18. člen

(organiziranost sistema notranjih kontrol)

(1)

Uprava družbe za upravljanje pri organizaciji sistema notranjih kontrol upošteva oziroma zagotavlja, da:

1.

sistem notranjih kontrol prispeva k skrbnemu in varnemu poslovanju družbe za upravljanje in poslovanju v skladu s pravili ravnanja;

2.

so trajne funkcije sistema notranjih kontrol neodvisne od poslovnih področij, ki jih spremljajo in kontrolirajo;

3.

obstajajo postopki za posredovanje pomembnih in upravičenih opozoril upravi družbe za upravljanje o ugotovitvah notranjih kontrol, tudi mimo linij poročanja, določenih z internimi akti.

(2)

Šteje se, da je izpolnjen pogoj iz 1. točke prvega odstavka tega člena, če sistem notranjih kontrol zagotavlja:

1.

učinkovito in pravilno izvajanje načrtovanih delovnih procesov;

2.

zanesljivost informacij o finančnem in operativnem poslovanju družbe za upravljanje in investicijskih skladov za notranjo in zunanjo uporabo;

3.

skladnost poslovanja družbe za upravljanje z veljavno zakonodajo, standardi, kodeksi, politikami in postopki ter drugimi zanjo obvezujočimi dokumenti ter poslovnimi odločitvami;

4.

preglednost in dokumentiranost procesa sprejemanja odločitev v okviru sistema notranjih kontrol, ki bo preprečeval nastanek nasprotja interesov,

5.

formalnost postopkov za izpolnitev predlogov in priporočil notranje revizije;

6.

ravnanje družbe za upravljanje v najboljšem interesu investicijskih skladov in imetnikov enot investicijskih skladov.

(3)

Šteje se, da je izpolnjen pogoj iz 2. točke prvega odstavka tega člena, če sistem notranjih kontrol zagotavlja:

1.

funkcionalno ločenost zaposlenih, ki delujejo v okviru trajnih funkcij sistema notranjih kontrol, od delovnih procesov, ki jih ti zaposleni po službeni dolžnosti spremljajo in kontrolirajo;

2.

organizacijsko ločenost posameznih trajnih funkcij sistema notranjih kontrol od delovnih procesov, ki jih mora ta funkcija spremljati in kontrolirati;

3.

da višina plačil, povračil in drugih ugodnosti zaposlenih, ki delujejo v okviru trajnih funkcij sistema notranjih kontrol, ni neposredno odvisna od uspešnosti poslovnih področij, ki jih ti zaposleni spremljajo in kontrolirajo.

(4)

Šteje se, da je izpolnjen pogoj iz 3. točke prvega odstavka tega člena, če sistem notranjih kontrol zagotavlja:

1.

neposrednost notranjega toka obveščanja med odgovornimi v okviru sistema notranjih kontrol in upravo;

2.

redno poročanje na sejah uprave družbe za upravljanje o delovanju in ugotovitvah sistema notranjih kontrol.

3.2. Sprotne notranje kontrole

19. člen

(področja sprotnih notranjih kontrol)

(1)

Sprotne notranje kontrole se preko računalniškega in/ali človeškega nadzora izvajajo tekom delovnih procesov družbe za upravljanje.

(2)

Sprotne notranje kontrole pomenijo zlasti zagotavljanje in stalno preverjanje:

1.

delovnih aktivnosti;

2.

poročanja družbe za upravljanje ter obveščanja javnosti;

3.

delovanja elektronskega informacijskega sistema;

4.

upravljanja z zaposlenimi.

(3)

Sprotne notranje kontrole delovnih aktivnosti vključujejo ugotavljanje ustreznosti pri izvajanju administrativnih in računovodskih postopkov, vključno s preverjanjem pravilnosti sklepanja poslov v zvezi s premoženjem v upravljanju družbe za upravljanje in preverjanjem upoštevanja omejitev izpostavljenosti merljivim tveganjem.

(4)

Sprotne notranje kontrole poročanja vključujejo ugotavljanje vsebinskih pomanjkljivosti in drugih napak zaposlenih pri izdelavi notranjih in zunanjih poročil ter obvestil javnosti.

(5)

Sprotne notranje kontrole elektronskega informacijskega sistema vključujejo:

1.

pri izvajanju strategije razvoja elektronskega informacijskega sistema: ugotavljanje skladnosti s poslovnimi in delovnimi procesi, kvalitete projektnega načrtovanja, vključenosti ustrezno usposobljenih kadrov in seznanjenosti različnih vodstvenih ravni s pripadajočo problematiko;

2.

pri zagotavljanju varnosti elektronskega informacijskega sistema: logične in fizične kontrole pri dostopanju do elektronskega informacijskega sistema;

3.

pri strojni opremi: ugotavljanje njene ustreznosti glede zahtev pripadajočih poslovnih in delovnih procesov, notranjih in tehničnih standardov ter rednosti njenega vzdrževanja;

4.

pri programski opremi: ugotavljanje njene ustreznosti in uporabnosti v delovnih procesih in aktivnostih v smislu izpolnjevanja zahtev uporabnikov, rednosti njenega vzdrževanja, ter ločevanja funkcij razvoja, vzdrževanja in uporabe programske opreme.

(6)

Sprotne notranje kontrole zaposlenih obsegajo kontrolo zasedenosti delovnih mest ter ustreznosti znanja in strokovne usposobljenosti zaposlenih.

(7)

Obseg sprotnih notranjih kontrol družba za upravljanje prilagodi tveganjem, ki jim je izpostavljena na posameznih področjih.

20. člen

(tehnične in fizične kontrole)

Družba za upravljanje vzpostavi sistem tehničnih in fizičnih kontrol za omejevanje dostopa in varovanje svojih prostorov, opreme in podatkov.

3.3. Zagotavljanje skladnosti poslovanja s predpisi

21. člen

(skladnost poslovanja s predpisi)

(1)

Družba za upravljanje sprejeme, izvaja in vzdržuje politike in postopke, katerih namen je zaznavanje tveganja neskladnosti poslovanja družbe za upravljanje z obveznostmi iz ZISDU-2, ter s tem povezanih tveganj. Družba za upravljanje sprejme primerne ukrepe in postopke, katerih namen je zmanjšati ta tveganja in omogočiti Agenciji, da učinkovito opravlja nadzor v skladu z ZISDU-2 in drugimi zakoni za katere je pristojna.

(2)

Pri izpolnjevanju zahteve iz prejšnjega odstavka družba za upravljanje upošteva naravo, obseg in kompleksnost poslovanja ter naravo in obseg storitev in poslov, ki jih opravlja.

22. člen

(funkcija zagotavljanja skladnosti poslovanja s predpisi)

(1)

Družba za upravljanje vzpostavi in vzdržuje trajno ter učinkovito funkcijo zagotavljanja skladnosti poslovanja, ki deluje neodvisno in ima naslednje odgovornosti:

1.

spremljanje in redno ocenjevanje ustreznosti in učinkovitosti ukrepov, politik in postopkov, sprejetih za odpravljanje morebitnih pomanjkljivosti družbe za upravljanje pri izpolnjevanju njenih obveznosti;

2.

svetovanje in pomoč zadevnim osebam, pristojnim za opravljanje storitev in poslov, pri usklajevanju poslovanja družbe za upravljanje z zahtevami, določenimi s predpisi.

(2)

Za pravilno in neodvisno delovanje funkcije iz prejšnjega odstavka tega člena, morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

1.

družba za upravljanje imenuje osebo, odgovorno za izvajanje funkcije zagotavljanja skladnosti poslovanja s predpisi ter za redno poročanje upravi družbe za upravljanje zvezi s spremljanjem skladnosti poslovanja;

2.

osebe, ki izvajajo funkcijo zagotavljanja skladnosti poslovanja imajo potrebne pristojnosti, vire, strokovno znanje in dostop do vseh potrebnih informacij;

3.

osebe, ki izvajajo funkcijo zagotavljanja skladnosti poslovanja se ne ukvarjajo z opravljanjem storitev ali poslov, ki jih spremljajo;

4.

metoda nagrajevanja oseb, ki izvajajo funkcijo zagotavljanja skladnosti poslovanja, ne vpliva na njihovo objektivnost, niti ni verjetno, da bi vplivala nanjo.

(3)

Družbi za upravljanje ni treba izpolnjevati zahtev iz 3. točke drugega odstavka tega člena, če lahko dokaže, da glede na naravo, obseg in kompleksnost poslovanja ter naravo in obseg storitev in poslov, ki jih opravlja, učinkovitost njene funkcije zagotavljanja skladnosti poslovanja ni ogrožena.

3.4. Notranja revizija

23. člen

(služba notranje revizije)

(1)

Družba za upravljanje vzpostavi in vzdržuje službo notranje revizije, ki je funkcionalno in organizacijsko ločena od drugih organizacijskih enot družbe za upravljanje, neposredno podrejena upravi družbe za upravljanje in ima naslednje odgovornosti:

1.

vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje revizijskega načrta za pregled ter ocenjevanje primernosti in učinkovitosti sistemov družbe za upravljanje, delovanja notranjih kontrol in pogodbenih razmerij družbe za upravljanje;

2.

izdajanje priporočil na podlagi rezultatov notranjerevizijskih pregledov;

3.

preverjanje skladnosti ukrepov, sprejetih za odpravljanje morebitnih pomanjkljivosti, z navedenimi priporočili;

4.

poročanje organom vodenja in nadzora družbe za upravljanje v zvezi z notranjo revizijo.

(2)

Namen, pomen in naloge službe notranje revizije so opredeljene v ustreznem notranjem aktu, ki ga je odobrila uprava družbe za upravljanje v soglasju z nadzornim svetom družbe za upravljanje.

24. člen

(naloge službe notranje revizije)

(1)

Služba notranje revizije ima naslednje naloge:

1.

spremljanje in vrednotenje učinkovitosti upravljanja tveganj;

2.

pregled, vrednotenje in preizkušanje učinkovitosti notranjih kontrol;

3.

presojo procesa ocenjevanja kapitalske ustreznosti glede na lastno oceno tveganj družbe za upravljanje;

4.

presojo zanesljivosti elektronskega informacijskega sistema;

5.

presojo zanesljivosti in verodostojnosti računovodskih evidenc in finančnih poročil;

6.

presojo zanesljivosti in verodostojnosti drugih evidenc po tem sklepu;

7.

preverjanje popolnosti, zanesljivosti in pravočasnosti poročanja v skladu s predpisi;

8.

preverjanje skladnosti poslovanja družbe za upravljanje s predpisi, politikami, postopki in sprejetimi ukrepi;

9.

izvajanje posebnih preiskav.

(2)

Služba notranje revizije opravlja notranje revidiranje poslovanja v skladu s:

Sklep o poslovanju družbe za upravljanje

Časovnica