Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v 130. členu določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov, ki nastanejo pri opravljanju del in nalog na službenem potovanju. Podlago za izplačilo stroškov, ki so med službeno potjo nastali delavcu, predstavlja potni nalog. Gre za dokument, ki predstavlja računovodsko listino, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih poti zaposlenih ter upravičuje povračilo stroškov, nastalih med potovanjem.
Da bi bili potni stroški za prevoz in prenočevanje na službeni poti oproščeni obdavčitve, je skladno s 5. in 6. členom Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja potrebno priložiti izpolnjen potni nalog ter račune, povezane s prevozom in prenočevanjem. Potni nalog mora vsebovati tudi jasno odobritev delodajalca za določeno vrsto prevoza.
Rok za oddajo obračuna potnih stroškov
Ko se zaposleni vrne s službene poti, mora delodajalcu kar se le da hitro urediti obračun potnih stroškov. Ko ga pripravi, ga mora predložiti nadrejenemu ali računovodstvu – priporočljivo v roku dveh delovnih dni. Podjetja lahko rok oddaje določijo tudi v internem pravilniku o službenih potovanjih.
Pri obračunu potnih stroškov za službena potovanja v tujino je treba upoštevati 20. člen Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino. Slednji določa, da je obračun treba predloži nadrejenemu naslednji dan po končanem potovanju, najpozneje pa v roku sedmih dni. Prejeto dokumentacijo mora nato nadrejeni predložiti računovodstvu – prav tako v roku sedmih dni po prejemu obračuna.
Obvezni elementi obračuna potnih stroškov
Nujno je, da je obračun potnih stroškov pripravljen tako, da predstavlja verodostojno knjigovodsko listino. Lahko se izdela za posamezno službeno potovanje ali kot mesečni obračun. Vsebovati mora naslednje podatke:
- ime in priimek predlagatelja obračuna potnih stroškov,
- datum odhoda na službeno pot,
- datum prihoda s službene poti,
- navedeno odsotnost izraženo v dnevih in urah,
- podatke o številu dnevnic in njihovi vrednosti,
- stroške, ki so nastali zaradi prevoza,
- morebitne druge stroške (nočitve v hotelu, parkirnine,…).
Pravilno izpolnjen obračun je ključen za skladnost z zakonodajo in pravilno knjiženje stroškov.