na dokumentu
Nalaganje dokumenta...
Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov v glasbenih šolah
OBJAVLJENO V: Uradni list RS 117-4810/2004, stran 14118 DATUM OBJAVE: 29.10.2004
VELJAVNOST: od 13.11.2004 / UPORABA: od 13.11.2004
RS 117-4810/2004
Verzija
2 / 2
Čistopis se uporablja od 14.12.2024 do nadaljnjega. Status čistopisa na današnji dan, 14.2.2026: AKTUALEN.
4810. Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov v glasbenih šolah
Na podlagi 45. člena zakona o glasbenih šolah (Uradni list RS, št. 19/00) minister za šolstvo, znanost in šport izdaja
P R A V I L N I K
o zbiranju in varstvu osebnih podatkov v glasbenih šolah
o zbiranju in varstvu osebnih podatkov v glasbenih šolah
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina pravilnika)
Ta pravilnik določa podrobnejša navodila o načinu zbiranja osebnih podatkov, ki jih vsebujeta zbirki iz 42. člena zakona o glasbenih šolah, z namenom, da se preprečijo nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Ta pravilnik določa tudi oblikovanje in vodenje ter vzdrževanje zbirk osebnih podatkov, posredovanje osebnih podatkov o učencih in njihovih starših, določanje delavcev, pooblaščenih za obdelavo osebnih podatkov, postopek po prenehanju shranjevanja osebnih podatkov ter pravice staršev mladoletnih učencev in polnoletnih učencev v zvezi z zbirkami osebnih podatkov.
2. člen
(uporaba pravilnika)
(1)
Ta pravilnik se uporablja za zbirki osebnih podatkov, ki jih v skladu z 42. členom zakona o glasbenih šolah vodi glasbena šola. Osebni podatki se vodijo v dokumentaciji, ki je določena s predpisi, ki urejajo šolsko dokumentacijo za glasbene šole.
(2)
Ta pravilnik se uporablja tudi za osebne podatke, ki se v glasbenih šolah vodijo v dokumentaciji, ki se nanaša na izvajanje izobraževalnih programov glasba in ples, in je urejena v drugih predpisih s področja vzgoje in izobraževanja (izrekanje pohval in vzgojnih ukrepov, opravičevanje odsotnosti učencev, vzporedno izobraževanje, uvedba dodatnega pouka, hitrejše napredovanje učencev, glasbena in plesna tekmovanja).
3. člen
(odgovornost za uresničevanje pravilnika)
(1)
Za uresničevanje tega pravilnika je odgovoren ravnatelj šole.
(2)
Strokovni delavci šole in drugi zaposleni so odgovorni za uresničevanje pravilnika v okviru pooblastil in nalog, ki jih za njihovo delovno mesto določa akt o sistemizaciji delovnih mest in letni delovni načrt.
II. NOTRANJI AKT ŠOLE O VAROVANJU OSEBNIH PODATKOV
4. člen
(vsebina notranjega akta)
Šola s posebnim notranjim aktom določi pooblaščene delavce za ravnanje z osebnimi podatki, prostore, v katerih se hrani dokumentacija z osebnimi podatki, naprave, postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter način varovanja osebnih podatkov v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov. Z notranjim aktom šole se podrobneje določi tudi način uresničevanja pravic staršev in polnoletnih učencev v zvezi z zbirkami osebnih podatkov.
III. PODLAGA IN NAČIN ZBIRANJA OSEBNIH PODATKOV
5. člen
(zbiranje osebnih podatkov na podlagi zakona)
(1)
Šola zbira osebne podatke o učencih in njihovih starših na podlagi 42. člena zakona o glasbenih šolah.
(2)
Šola osebne podatke iz prejšnjega odstavka zbira neposredno od staršev, skrbnikov oziroma drugih oseb, pri katerih je otrok v oskrbi (v nadaljevanju: starši), če gre za mladoletne učence. Za polnoletne učence šola zbira osebne podatke neposredno od njih. Od drugih oseb in upravljalcev zbirk podatkov zbira šola osebne podatke, če tako določa zakon.
(3)
Osebni podatki o učencih in njihovih starših, če gre za mladoletne učence, se smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni.
6. člen
(zbiranje osebnih podatkov na podlagi soglasja staršev)
(1)
Šola na podlagi pisnega soglasja staršev lahko zbira tudi osebne podatke, ki niso vsebovani v zakonu o glasbenih šolah, so pa potrebni za uveljavljanje oziroma priznavanje posameznih pravic učenca (znižanje ali oprostitev plačila mesečnega prispevka za kritje materialnih stroškov, pridobitev različnih statusov oziroma pravic, olajšav ter prilagoditev v skladu z drugimi predpisi.). Podatki iz dokumentacije, ki jo v ta namen predložijo starši, so zaupne narave. S temi podatki so lahko seznanjeni ravnatelj, učitelji in organi, pristojni za odločanje o posameznih pravicah.
(2)
Za osebne podatke, za katere se starši učencev s pisno privolitvijo strinjajo, da so javno dostopni, ker po naravi vsebine ali namenu ne posegajo v zasebnost učencev (npr. avdio ali video posnetki javnih šolskih nastopov in glasbenih oziroma plesnih tekmovanj, skupinski posnetki učencev na fotografijah ipd.), šola pridobi pisno soglasje staršev za celo šolsko leto. Iz soglasja mora biti razvidno, za kakšna snemanja in fotografije gre, na kakšen način oziroma za katere namene se bodo le-ti uporabljali in koliko časa se bodo shranjevali.
IV. OBLIKOVANJE ZBIRK OSEBNIH PODATKOV
7. člen
(pridobivanje in vpisovanje podatkov za vpis v šolo – podatki o učencih)
(1)
Zbirka podatkov o učencih, vpisanih v izobraževalne programe glasbene šole, se oblikuje in vzpostavi z vpisom otroka v glasbeno šolo. Podlaga za vpis v glasbeno šolo je prijavnica za vpis v glasbeno šolo, ki vsebuje naslednje osebne podatke: osebno ime, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, izobraževalni program in predmet izobraževanja. Sestavni del prijavnice je zapisnik komisije o sprejemnem preizkusu učenca ter mnenje komisije o preizkusu in sprejemu učenca za vpis v prvi razred izobraževalnih programov glasba ali ples oziroma o ugotavljanju otrokove pripravljenosti za vpis v izobraževalne programe predšolska glasbena vzgoja, glasbena pripravnica ali plesna pripravnica. Ta dokumentacija se hrani v skladu z določili pravilnika o šolski dokumentaciji v glasbenih šolah.
(2)
Prijavnico za vpis izpolnijo starši oziroma polnoletni učenci.
8. člen
(pridobivanje in vpisovanje osebnih podatkov o vpisanih učencih in vpisu v šolsko dokumentacijo – podatki o učencih in starših)
(1)
Ko otrok z vpisom v glasbeno šolo pridobi status učenca, šola z vpisnim listom pridobi naslednje podatke o učencu: osebno ime, EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, ime in naslov druge šole, ki jo bo učenec obiskoval, razred oziroma letnik šole ter podatke o organizaciji pouka v tej šoli. V vpisni list so ob vpisu v šolo vpisani še podatki o starših: osebno ime, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli, e-naslov in davčna številka. Vse navedene podatke učitelji oziroma pooblaščeni delavci vpišejo v drugo predpisano dokumentacijo. S soglasjem staršev lahko šola pridobi še zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za delo z učencem. Ta dokumentacija se hrani v skladu z določili pravilnika o šolski dokumentaciji v glasbenih šolah.
(2)
Vpisni list izpolnijo starši oziroma polnoletni učenci.
9. člen
(osebni podatki o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah)
(1)
Osebne podatke o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah glasbena šola zbira v skladu s tretjo alinejo prvega odstavka 42. člena zakona o glasbenih šolah. Ti podatki so: podatki o učencih in njihovih starših, če gre za mladoletne učence in podatki o napredovanju učenca, izdanih spričevalih in drugih listinah.
(2)
Vsi podatki o napredovanju, izdanih spričevalih in drugih listinah se vpisujejo v predpisano dokumentacijo, ki jo ureja pravilnik o šolski dokumentaciji v glasbenih šolah. Podatke glede na vsebino vpisujejo pooblaščeni delavci šole.
(3)
O izdanih spričevalih in drugih javnih listinah šola oblikuje ustrezno evidenco. Evidenca se lahko vodi tudi v elektronski obliki.
10. člen
(pridobitev in preklic pisnega soglasja staršev)
(1)
Šola mora pridobiti predhodno soglasje staršev v primeru hitrejšega napredovanja učenca, uvedbe dodatnega pouka in prijave učenca na glasbeno oziroma plesno tekmovanje.
(2)
Starši lahko soglasje iz prejšnjega odstavka kadarkoli pisno prekličejo.
V. HRANJENJE ZBIRK OSEBNIH PODATKOV (ŠOLSKA DOKUMENTACIJA IN DRUGI DOKUMENTI)
11. člen
(način hranjenja zbirk osebnih podatkov)
(1)
Dokumentacija z zbirkami osebnih podatkov v papirni obliki se hrani tako, da je razvrščena pregledno in po posameznih vsebinskih sklopih. Shranjena mora biti tako, da do nje nimajo dostopa nepooblaščene osebe.
(2)
Dokumentacija z zbirkami osebnih podatkov se v šoli hrani v zbornici, tajništvu, kabinetih ali drugem prostoru. Način in mesto hrambe se podrobneje določi v notranjem aktu šole.
(3)
Dokumentacija z zbirkami osebnih podatkov se ne sme odnašati iz šolskih prostorov. Za nadzor je odgovoren ravnatelj.
(4)
Dokumentacija v elektronski obliki se hrani s pomočjo informacijsko telekomunikacijske opreme, ki zagotavlja, da so podatki dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo, in shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke.
12. člen
(hranjenje prijavnic za vpis in vpisnih listov)