Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA)

1140. Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA)

Na podlagi druge alinee prvega odstavka 107. člena in prvega odstavka 91. člena ustave Republike Slovenije izdajam

U K A Z
o razglasitvi zakona o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA)

Razglašam zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA), ki ga je sprejel Državni zbor Republike Slovenije na seji dne 27. marca 1997.

001-22-30/97

Ljubljana, dne 4. aprila 1997.

Predsednik
Republike Slovenije
Milan Kučan l. r.

Z A K O N O ARHIVSKEM GRADIVU IN ARHIVIH (ZAGA)

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

Ta zakon ureja varstvo arhivskega gradiva, pogoje za uporabo arhivskega gradiva ter pristojnosti in naloge arhivov.

2. člen

Arhivsko gradivo je izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, magnetno, optično ali kako drugače zapisano) dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb in ima trajen pomen za znanost in kulturo.

Arhivsko gradivo je kulturni spomenik.

3. člen

Arhivsko gradivo organov državne oblasti in organov lokalnih samoupravnih skupnosti ter pravnih oseb, ki izvajajo javna pooblastila oziroma opravljajo javno službo (v nadaljnjem besedilu: javnopravne osebe) se odbere iz dokumentarnega gradiva po navodilih pristojnega arhiva (v nadaljnjem besedilu: javno arhivsko gradivo).

Dokumentarno gradivo drugih pravnih in fizičnih oseb, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, postane arhivsko gradivo na podlagi odločbe iz drugega odstavka 27. člena tega zakona (v nadaljnjem besedilu: zasebno arhivsko gradivo).

Dokumentarno gradivo notarjev ali drugih oseb, ki izvajajo javna pooblastila oziroma opravljajo javno službo, se obravnava kot javno arhivsko gradivo.

4. člen

Dokumentarno gradivo iz 2. člena tega zakona so spisi, listine in drugi posamični dokumenti, uradne knjige, kartoteke, karte, načrti, plakati, slikovni, filmski, zvočni in drugi nedefinirani zapisi, ne glede na obliko zapisov informacij ali obliko njihovih nosilcev ter digitalne ali analogne oblike zapisov računalniških obdelav skupaj s programsko opremo.

5. člen

Javno arhivsko gradivo je javna lastnina.

Zasebno arhivsko gradivo je zasebna lastnina.

6. člen

Arhivsko gradivo se trajno in strokovno neoporečno hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi (materialno varstvo).

Minister, pristojen za kulturo (v nadaljnjem besedilu: minister), podrobneje predpiše način izvajanja materialnega varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva.

II. ARHIVSKA JAVNA SLUŽBA

7. člen

Arhivsko javno službo opravljajo Arhiv Republike Slovenije, regionalni arhivi in arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti.

8. člen

Arhiv Republike Slovenije varuje javno arhivsko gradivo državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja država, Banke Slovenije ter državnih in javnih skladov, agencij in drugih pravnih oseb, ki jih ustanovi država oziroma, ki delujejo za območje celotne države.

Arhiv Republike Slovenije varuje filmsko arhivsko gradivo.

V ministrstvu, pristojnem za obrambo, deluje enota Arhiva Republike Slovenije, ki varuje javno arhivsko gradivo tega ministrstva in obrambnih sil Republike Slovenije.

Arhiv Republike Slovenije vodi zbirno evidenco javnega arhivskega gradiva v državi in evidenco arhivskega gradiva v tujini, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence ter vodi evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk na ravni države.

9. člen

Regionalni arhivi varujejo javno arhivsko gradivo državnih organov, organizacijskih enot državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja država in ki opravljajo dejavnost na območju ene ali več lokalnih samoupravnih skupnosti ter nastaja na območju regionalnega arhiva.

Če lokalna samoupravna skupnost ne ustanovi lastnega arhiva, hrani njeno javno arhivsko gradivo regionalni arhiv, ki deluje na tem območju.

10. člen

Arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti varujejo javno arhivsko gradivo organov lokalnih samoupravnih skupnosti, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja lokalna samoupravna skupnost, ter skladov, agencij in drugih pravnih oseb, ki jih ustanovijo lokalne samoupravne skupnosti.

11. člen

Arhivi opravljajo v okviru javne službe naslednje dejavnosti:

-

vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih osebah, dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi iz 20. člena tega zakona, izvajanje strokovnega nadzora in usposabljanje delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom;

-

zbiranje in strokovno obdelovanje javnega in zasebnega arhivskega gradiva, izdelovanje inventarjev, vodnikov in drugih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva in njihovo objavljanje, objavljanje arhivskih virov;

-

hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva;

-

vodenje evidenc javnega in zasebnega arhivskega gradiva;

-

izdelovanje vodnikov in drugih pripomočkov o arhivskem gradivu, ki je v tujini in se nanaša na Slovenijo in Slovence, dopolnjevanje lastnega gradiva z reprodukcijami tega gradiva;

-

evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb;

-

sodelovanje z lastniki zasebnega arhivskega gradiva, strokovno svetovanje, izvajanje strokovnega nadzora;

-

dajanje arhivskega gradiva v uporabo, izdajanje prepisov oziroma kopij dokumentov ter potrdil na podlagi dokumentov;

-

posredovanje kulturnih vrednot v zvezi z arhivskim gradivom;

-

opravljanje raziskovalnih nalog na področju arhivistike, zgodovine in drugih ved, povezanih z arhivskim gradivom;

-

izdajanje publikacij.

Minister določi vrste in oblike evidenc arhivskega gradiva ter osnove za strokovno obdelavo in izdelavo pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva, ter evidence javnih simbolov.

Minister določi vrste in oblike evidenc arhivskega gradiva ter osnove za strokovno obdelavo in izdelavo pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva.

12. člen

Vlada Republike Slovenije ustanavlja regionalne arhive kot javne zavode za opravljanje arhivske dejavnosti tako, da je pokrito območje celotne države.

13. člen

Lokalna samoupravna skupnost lahko ustanovi arhiv za varovanje svojega javnega arhivskega gradiva.

Več lokalnih samoupravnih skupnosti lahko ustanovi skupni arhiv.

Pogoji za ustanovitev arhiva iz prejšnjih dveh odstavkov so:

-

potrebni in primerni prostori ter oprema;

-

usposobljeni strokovni delavci;

-

zagotovljena sredstva za opravljanje arhivske dejavnosti.

Arhiv lahko začne z delom, ko minister ugotovi, da so izpolnjeni pogoji iz prejšnjega odstavka.

14. člen

Minister izda seznam pravnih oseb ter njihovih organizacijskih enot, za katere so pristojni Arhiv Republike Slovenije, posamezni regionalni arhivi in arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti, kadar so ti ustanovljeni.

15. člen

Ministrstvo, pristojno za kulturo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo):

-

spremlja in usmerja razvoj arhivske javne službe in opravlja strokovni nadzor nad njenim opravljanjem;

-

sprejema program varstva arhivskega gradiva, ki je osnova za program dela arhivov, katerih ustanovitelj je država;

-

podeljuje strokovne nazive za izvajanje javne arhivske službe.

Minister predpiše podrobnejše pogoje za čas pripravništva, za opravljanje strokovnih izpitov, vodenje seznama o opravljenih strokovnih izpitih ter pridobivanje strokovnih nazivov za delavce v arhivih.

16. člen

V primeru dvoma, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo, za muzealijo ali za knjižnično gradivo, odloči minister.

17. člen

Zaradi zagotovitve dostopnosti arhivskega gradiva se arhivi povezujejo v enoten informacijski sistem.

Vsak arhiv mora do konca januarja tekočega leta posredovati ministrstvu in vsem drugim arhivom v državi seznam vseh pripomočkov za uporabo, ki so bili v preteklem letu izdelani in so na voljo uporabnikom arhiva, in po en izvod vseh pripomočkov, ki jih je za uporabo objavil.

18. člen

Arhivi pridobivajo arhivsko gradivo:

-

s prevzemom javnega arhivskega gradiva na podlagi zakona;

-

z odplačnimi oziroma neodplačnimi pravnimi posli (npr. nakup, darilo, oporoka) v primeru zasebnega arhivskega gradiva;

-

s prevzemom zasebnega arhivskega gradiva v hrambo.

S pogodbo se lahko določijo posebni pogoji glede dostopnosti in hranjenja zasebnega arhivskega gradiva.

19. člen

Javnopravna oseba lahko sama zagotovi varstvo lastnega arhivskega gradiva na podlagi dovoljenja ministra.

Minister izda dovoljenje iz prvega odstavka zaradi posebnega statusnega položaja javnopravne osebe ali posebne narave dejavnosti, ki jo javnopravna oseba opravlja na področju znanosti, visokega šolstva ali informiranja. Z dovoljenjem se določi tudi pristojni arhiv na podlagi 14. člena tega zakona.

Dovoljenje iz prvega odstavka tega člena se izda, ko minister ugotovi, da javnopravna oseba razpolaga s potrebnimi in primernimi prostori ter opremo, z usposobljenimi strokovnimi delavci in izkaže zagotovljena sredstva za opravljanje varstva lastnega arhivskega gradiva.

III. ARHIVSKO GRADIVO

1. Javno arhivsko gradivo

20. člen

Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. Arhivu morajo zagotoviti ogled stanja, v kakršnem je dokumentarno gradivo, ter mu dajati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu.

Javnopravne osebe morajo tudi potem, ko je arhivsko gradivo že odbrano, zagotoviti hrambo tistega dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe.

21. člen

Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv so: