Načela vodenja poslovnih knjig
Knjižbe v poslovnih knjigah morajo temeljiti na verodostojnih knjigovodskih listinah.
Pri tem mora podjetnik upoštevati naslednja načela pravilnega in urejenega vodenja poslovnih knjig:
-
vsi vpisi morajo biti časovno zaporedni, popolni, pravilni in ažurni;
-
poslovne dogodke je potrebno evidentirati v ustrezne evidence praviloma v osmih dneh, najkasneje pa enkrat mesečno, od dneva, ko so bile listine, ki dokumentirajo njihov nastanek izstavljene oziroma prejete na mesto, kjer se vodijo poslovne knjige. Knjigovodske listine, ki še niso knjižene, morajo biti na razpolago na mestu, kjer se vodijo poslovne knjige;
-
poslovne dogodke je potrebno knjižiti na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin, ki nedvoumno kažejo poslovni dogodek in vsebujejo ustrezne podatke za knjiženje;
-
vsaka poslovna listina mora biti označena z zaporedno številko vknjižbe;
-
pri ročnem vodenju poslovnih knjig morajo biti vknjižbe vpisane s črnilom, kopirnim ali kemičnim svinčnikom, ali s strojem;
-
v poslovnih knjigah ne smejo ostajati prazne vrste na mestih, ki so predvidena za vpise, v katere bi bilo mogoče vnesti druge knjižbe;
-
skladno s časovnim zaporedjem nastajanja poslovnih dogodkov mora biti izpolnjena vsaka vrstica prostora za knjiženje;
-
napačnih vpisov se ne sme brisati ali prečrtati. Če je popravek napake le potreben, se mora jasno videti prvotno besedilo ali znesek, tak popravek pa mora biti potrjen s podpisom. V primeru, ko se napaka pozneje ugotovi, je potrebno takšno napako popraviti z rdečim stornom. Storno knjižbo se opravi vedno na podlagi pismenega naloga za knjiženje storna, iz katerega mora biti jasno razvidno, na kaj se popravek nanaša;
-
vsaka zaključena stran v poslovnih knjigah, mora biti sproti sešteta, v njih ne sme biti nobenih podatkov, za katere se ne da ugotoviti, kdaj so bili knjiženi;
-
nevezani listi poslovnih knjig se ne smejo uničiti, prav tako pa se ne sme iztrgati listov iz vezanih knjig;
-
poslovne knjige se vodijo v prostih listih, vezane ali prenesene na računalnik, tako da se lahko po potrebi tiskajo ali prikazujejo na zaslonih;
-
poslovne knjige se zaključujejo s stanjem na dan 31. december, v primeru prenehanja opravljanja dejavnosti oziroma statusne spremembe pa z dnem takšne spremembe;
-
register osnovnih sredstev se ne zaključuje.