Evidenco vlog, prispelih na javni razpis, praviloma vodi vložišče ministrstva. Evidenca vsebuje naslednje podatke:
-
zaporedno številko vloge,
-
ime, priimek, naslov oziroma firmo in sedež vlagatelja,
-
datum predložitve vloge,
-
število kuvert, če jih je več,
-
razpisno področje oziroma področja.
Vložišče ministrstva ob evidenci zabeleži tudi, ali je vloga nepravilno označena.
Evidenco vlog in vloge, prispele na javni razpis, vložišče preda komisiji za odpiranje vlog.
Odpiranje vlog opravi komisija za odpiranje vlog, praviloma v prostorih ministrstva.
Komisija o postopku odpiranja vlog sestavi zapisnik, v katerega vpiše zlasti naslednje podatke:
-
naslov, prostor in čas odpiranja vlog,
-
predmet javnega razpisa,
-
imena navzočih članov komisije,
-
ugotovitve o prepoznih in nepopolnih vlogah, z navedbo vlagateljev ter vrsto razpisa in razpisnega področja, na katerega se vloga nanaša,
-
seznam pravočasnih in popolnih vlog, dopolnjen z navedbo predlogov programov ali projektov na razpisnem področju in zaprošenih sredstev.
Iz nadaljnjega postopka izloči vse prepozne, nepopolne in nepravilno označene vloge.
Pripravi seznam vlog, ki so bile izločene, ker ne vsebujejo obveznih podatkov in prilog, kot jih določa razpisna dokumentacija; seznam tistih vlog, ki niso izpolnjene na razpisnih obrazcih in seznam tistih vlog, katerih predlagatelji ne ustrezajo vrsti razpisa.
Za pravočasno se šteje vloga, ki je predložena do roka, določenega v javnem razpisu.
Za pravilno označeno vlogo se šteje vloga, ki je predložena v zapečatenem ovitku z oznako na prednji strani: »ne odpiraj – vloga, vrsta razpisa: navedba razpisnega področja, na katerega se vloga nanaša«. Na hrbtni strani ovitka mora biti navedba vlagatelja.
Za popolno vlogo se šteje vloga, ki vsebuje vse podatke in priloge, kot jih določa razpisna dokumentacija.
Komisija razvrsti vloge med pristojne uslužbence ministrstva za razpisna področja (v nadaljevanju: pristojni uslužbenci) v nadaljnjo obravnavo. Če vloge vsebujejo predloge, ki sodijo v medpodročno obravnavo, vodje pristojnih služb ministrstva predajo kopije predlogov za posamezna področja ali delovne naloge pristojnim uslužbencem ministrstva. Če komisija razvrsti vlogo nepristojnemu uslužbencu ministrstva, vodja te pristojne službe zapisniško preda vlogo pristojnemu uslužbencu.