Izdelovalnica pečatov izroči naročniku obenem s pečatom tudi matrico pečata.
Vsak državni organ, podjetje, organizacija in skupnost ter posameznik, ki izvršuje javna pooblastila, mora voditi posebno evidenco o pečatih, ki jih uporablja ali hrani.
Evidenca pečatov se vodi v posebni knjigi. Za posamezen pečat se v evidenci vpiše: tekoča številka pečata, številka in datum naročila pečata, odtis pečata, začetek uporabe pečata, organizacijska enota, ki pečat uporablja, podpis delavca, ki hrani pečat, datum, ko je pečat vzet iz uporabe, ter morebitna oprema.