(1)
Na USM se vodi register vlog za homologacijo vozil. V posamezni registrski vložek (Dosje o homologaciji vozila – obrazec USM – H 002) se vlagajo vsi dokumenti, ki so v zvezi s to vlogo (vloga, kopija napotila, tehnično poročilo s prilogo, kopija listine o homologaciji ali kopija zavrnitve homologacije in morebitna kopija dokumenta o odvzemu homologacije).
(2)
Na USM se vodi točna evidenca izdanih oštevilčenih obrazcev za izjavo o ustreznosti vozila in izjavo o ustreznosti posamično pregledanega vozila. Ravno tako pa se na USM vodi evidenca o izdanih izjavah o ustreznosti vozila. Podatke za evidenco sporočajo na USM imetniki listine o homologaciji tipa vozila, ki te izjave prilagajo vozilom. Enak postopek velja tudi za podatke o izdanih izjavah o ustreznosti posamično pregledanega vozila, ki jih sporočajo na USM pooblaščene strokovne organizacije, ki opravljajo posamične preglede vozil.
(3)
Pooblaščene strokovne organizacije, ki opravljajo pregledovanje vozil za potrebe homologacijskih postopkov, pa arhivirajo pri sebi kopije izdanih tehničnih poročil o izpolnjevanju zahtev vozila za posamično pregledana vozila, kot seveda tudi podatke o izdanih izjavah o ustreznosti posamično pregledanega vozila.
(4)
Vsi dokumenti iz prvega do tretjega odstavka tega člena se hranijo trajno.
(5)
V primeru izgube izjave o ustreznosti vozila izda na prošnjo lastnika vozila duplikat Urad za standardizacijo in meroslovje.