14. člen
(pretvorba dokumentarnega in arhivskega gradiva na mikrofilm)
(1)
Kot pretvorba na mikrofilm šteje vsaka pretvorba dokumentarnega in arhivskega gradiva iz fizične ali digitalne oblike na mikrofilm.
(2)
Za potrebe dolgoročne hrambe mora postopek pretvorbe na mikrofilm vključevati najmanj:
1.
evidentiranje vseh pretvorjenih enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na izvirno obliko ali nosilec zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;
2.
pravilen zajem vsebine na mikrofilm, ki:
-
zajame vse ključne vsebinske podatke,
-
posebej in jasno ločeno od izvirnih podatkov shrani in označi dodane podatke ter vse pomembne opombe in podatke o postopku pretvorbe na mikrofilm in o izvirniku;
3.
samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe pretvorbe na mikrofilm z namenom odprave napak oziroma odstopanj;
4.
hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki pretvorbe na mikrofilm zagotavljajo ohranjanje celovitosti in avtentičnosti vsebine pretvorjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva.
(3)
Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.
(4)
Pogoji pretvorbe na mikrofilm so določeni s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.