68. člen
(evidenca in dokumentacija o arhivskem gradivu v zamejstvu in po svetu, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence)
(1)
Evidenca o arhivskem gradivu v zamejstvu in po svetu, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, vodi državni arhiv in obsega:
-
državo,
-
ustanovo, ki hrani arhivsko gradivo (uradni naziv ustanove in kraj),
-
podatke o fondu ali zbirki (signatura, naslov, čas nastanka in obseg evidentiranega arhivskega gradiva),
-
podatke o osebi, ki je evidentirala (uradni naziv ustanove, osebno ime osebe (oseb), ki je popisovala arhivsko gradivo),
-
čas popisovanja arhivskega gradiva,
-
zaporedno številko in datum vpisa v evidenco.
(2)
Dokumentacija o arhivskem gradivu v zamejstvu in po svetu, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, obsega:
-
popise, inventarje, vodnike in druge pripomočke, ki so jih izdelali tuji arhivi,
-
popise, inventarje, vodnike in druge pripomočke, ki so nastali na podlagi evidentiranja takega gradiva,
-
popise reprodukcij tega gradiva, ki so bile pridobljene zaradi dopolnjevanja arhivskega gradiva v arhivih ali zaradi raziskovalnih potreb.
(3)
Osebe, ki so evidentirale arhivsko gradivo v zamejstvu in po svetu, morajo po končanem evidentiranju predati državnemu arhivu dokumentacijo iz prejšnjega odstavka in poročilo o evidentiranju.
(4)
Državni arhiv vsako leto objavi poročila o opravljenem evidentiranju.
(5)
Evidence in spremljajoča dokumentacija se hranijo trajno.