12. člen
(zajem izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki)
(1)
Za zajem izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki se šteje uvoz ali ustvarjanje novih enot gradiva v digitalni obliki, vključno z metapodatki v informacijski sistem.
(2)
Postopek zajema iz prejšnjega odstavka mora vključevati najmanj:
1.
evidentiranje vseh enot dokumentarnega gradiva ne glede na obliko zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;
2.
razvrščanje zajetega dokumentarnega gradiva;
3.
pravilen zajem vsebine dokumentarnega gradiva, ki obsega:
-
vse ključne vsebinske podatke ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost zajetega dokumentarnega gradiva z vsebino izvirnega dokumentarnega gradiva oziroma njegovim izvorom) in uporabnost dokumentarnega gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije) ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,
-
dodane podatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov (dodatni vsebinski in tehnični metapodatki), ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in o izvirnem dokumentarnem gradivu;
4.
samodejno oziroma ročno kontrolo pravilnosti zajema vsebinskih podatkov in metapodatkov z namenom odprave napak oziroma odstopanj;
5.
hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki zagotavljajo zanesljiv zajem.
(3)
Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.
(4)
Postopek zajema iz prvega odstavka tega člena je določen s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.