26. člen
(delo komisije pri uničenju dokumentarnega gradiva)
(1)
Komisijo, ki sodeluje pri postopkih izločanja in uničenja dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe skladno s 13.a členom zakona oziroma je bilo mikrofilmano ali zajeto in pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo skladno s 13. oziroma 14. členom zakona, imenuje predstojnik ustvarjalca oziroma imetnika ali oseba, ki jo pooblasti predstojnik.
(2)
Pred postopkom uničenja mora komisija sestaviti zapisnik, ki vsebuje najmanj:
-
naziv in naslov ustvarjalca oziroma imetnika,
-
osebno ime zaposlene osebe ustvarjalca oziroma imetnika, ki je odgovoren za izvajanje obveznosti po 39. členu zakona,
-
imena in priimke članov komisije,
-
datum uničenja dokumentarnega gradiva.
(3)
Komisija k zapisniku iz prejšnjega odstavka kot prilogo doda popis dokumentarnega gradiva za uničenje, ki vsebuje najmanj:
-
naziv in naslov ustvarjalca,
-
čas nastanka dokumentarnega gradiva,
-
podatke o vsebini,
-
podatke iz evidence o dokumentarnem gradivu ustvarjalca,
-
potrdilo o uničenju dokumentacije, v primeru, da uničenje za organ opravi zunanji izvajalec.