Služba vlade, ki je pristojna za kadrovske zadeve, zbira podatke o kadrovskih potrebah in možnostih za razporejanje delavcev v okviru organov državne uprave. Za te namene vodi evidenco, ki vsebuje podatke o delovnem mestu, izobrazbi, specialnem znanju, vrsti delovnih izkušenj, delovni dobi in delovnih in strokovnih kvalitetah delavcev, ki bi jih bilo mogoče razporediti v drug organ državne uprave.
Služba vlade, ki je pristojna za kadrovske zadeve, pridobiva podatke za vpis v evidenco iz prejšnjega odstavka od predstojnikov organov državne uprave.