(1)
Člani tima so se dolžni udeleževati sej na podlagi vabila, ki ga pošlje koordinator. Vabilo na sejo se pošlje tudi osebi in/ali njenemu zakonitemu zastopniku. Tim se sestaja na sejah, kjer obravnava predlog načrta Glede na okoliščine primera lahko člani tima komunicirajo tudi na drug primeren način (preko telefona, elektronske pošte, ipd.).
(2)
Na sejah se o delu tima piše zapisnik, ki vsebuje potek seje, obravnavane predloge tima in sprejete sklepe. Če člani tima komunicirajo na drug primeren način, o poteku dogovorov naredi zapis koordinator. Zapis je uradni dokument, varovan v skladu s predpisi, ki urejajo zbiranje in varstvo osebnih podatkov ter vodenje in hranjenje dokumentacije. Zapis se posreduje vsem članom tima. Na sejah tima je javnost izključena.