Dokumente razvrščajo v določene vrste tajnosti in stopnje zaupnosti za svoje delovno področje državni sekretarji, generalni sekretar, vodje sektorjev, služb in skupin v MZZ in šefi DKP (v nadaljnjem besedilu: predstojniki) MZZ Republiki Slovenije.
Podlaga za razvrstitev v vrste tajnosti in stopnje zaupnosti je ocena pomena podatkov in možnih škodljivih posledic, ki bi utegnile nastati, če bi bili odkriti.
Razvrstitev v vrste tajnosti in stopnje zaupnosti se opravi ob nastanku posameznege zaupnega ali osebnega podatka, dokumenta, ob vzpostavitvi zbirke podatkov služb MZZ ali DKP, na začetku izvajanja diplomatske dejavnosti ali namestitvi operativno-tehničnih in drugih materialnih sredstev v objekte MZZ.
Uslužbenec MZZ je dolžan v okviru svojih pristojnosti in po določbah tega pravilnika presojati pomen diplomatske dejavnosti, zaupnih in osebnih podatkov, dokumentov, operativno-tehničnih in drugih materialnih sredstev in predstojniku predlagati določitev njihove tajnosti in zaupnosti.