Zaradi varovanja zaupnih in osebnih podatkov so uslužbenci v MZZ dolžni izvajati splošne varnostne ukrepe s tem:
-
da spoštujejo zaupnost in diskretnost diplomatske dejavnosti in dela diplomatov kot temeljno načelo;
-
da o dejavnosti, ki je usmerjena v odkrivanje, diskreditiranje ali nepooblaščeno uničenje zaupnih in osebnih podatkov in o nepravilni, zlonamerni ali nepooblaščeni uporabi, prilaščanju, odstopanju, prikrivanju, spreminjanju ali poškodovanju osebnih in zaupnih podatkov iz zbirk podatkov MZZ takoj obvestijo predstojnika, sami pa poskušajo tako dejavnost preprečiti;
-
da po končani izdelavi zaupnih dokumentov in dokumentov z osebnimi podatki uničijo pomožno gradivo (npr. matrice, izračune in grafikone, skice, poskusne oziroma neuspešne izpise ipd.), ki so ga uporabili oziroma ki je nastalo pri izdelavi dokumenta;
-
da dokumentov z zaupnimi in osebnimi podatki ne odnašajo iz objekta MZZ oziroma si za takšno ravnanje pridobijo soglasje predstojnika;
-
da, kadar zapuščajo svoje delovne prostore, zaklepajo pisalne mize, omare, blagajne in pisarne, v katerih hranijo zaupne ali osebne podatke;
-
da se ravnajo po drugih predpisih MZZ, ki jih zavezujejo, kako naj v konkretnih primerih ravnajo z dokumenti z zaupnimi in osebnimi podatki;
-
da ravnajo z napravami, programsko opremo in ključi za šifriranje podatkov v računalnikih in šifriranje govornih in podatkovnih informacij v skladu z navodili;
-
da ravnajo z mehanskimi in elektronskimi signalnovarnostnimi napravami in video nadzorom, njihovimi šifrirnimi ključi in informacijami o organizaciji varnostnega sistema v objektih DKP in MZZ v skladu z navodili;
-
da ravnajo z zaupnimi in osebnimi podatki tako, da se z njimi ne seznanjajo in ne prihajajo v stik tujci, pripravniki in drugi zaposleni v MZZ;
-
predstojniki določijo prostore, v katerih se hranijo zaupni podatki.