Uradna oseba, ki vodi postopek, ugotovi, ali visokošolski zavod izpolnjuje predpisane pogoje za začetek dela oziroma opravljanje dejavnosti. Pri ugotavljanju predpisanih pogojev se upoštevajo merila za akreditacijo visokošolskih zavodov in študijskih programov Sveta Republike Slovenije za visoko šolstvo in pravilnik, s katerim so podrobneje določeni pogoji za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe.
Če je za ugotovitev ali presojo kakšnega dejstva potrebno posebno znanje, s katerim uradna oseba ne razpolaga, imenuje minister, pristojen za visoko šolstvo, strokovno komisijo. Komisija ima predsednika in dva člana.
Komisija na podlagi dokumentacije, ogleda visokošolskega zavoda ter vpogleda v njegovo dokumentacijo ugotovi, ali visokošolski zavod izpolnjuje predpisane pogoje, in o tem sestavi zapisnik.
Zapisnik mora vsebovati:
-
datum in številko,
-
podatke o komisiji,
-
podatke o visokošolskem zavodu (ime, sedež, dislocirane enote, priloženo dokumentacijo ipd.),
-
ugotovitve o izpolnjevanju pogojev,
-
ugotovljene pomanjkljivosti in rok za njihovo odpravo.
Komisija mora svoje delo opraviti v tridesetih dneh po imenovanju.