Agencija za svoje delovanje v splošnem aktu iz 4. člena te uredbe določi postopke za:
-
sprejem, evidentiranje in obdelavo zahtevkov,
-
izvajanje naloge vsakega delavca s posebnimi pooblastili, ki ni pristojen za več kot eno delovno nalogo vključno s finančnimi omejitvami njegovega pooblastila,
-
izobraževanje in rotacijo delavcev na občutljivih položajih ali nadomestna politika povečanega nadzora,
-
zagotavljanje, da je delo vsakega delavca hkrati tudi kontrola njegovega predhodnika,
-
podroben seznam preverjanj, ki jih mora izvesti delavec s posebnimi pooblastili in v spremljajoče dokumente zahtevka vključiti potrdilo, da so bila preverjanja izvedena; to potrdilo se lahko izvede na elektronski način,
-
odobritev pristojnega delavca in/ali njegovega nadrejenega, ki se izvede z elektronskimi sredstvi in se zagotovi ustrezno zaščito ter se istovetnost podpisnika vnese v elektronsko evidenco,
-
izvršitev plačila zahtevka pod pogojem, da je bilo opravljeno zadostno število preverjanj in da je skladen s pravili Evropske unije in Republike Slovenije,
-
izplačilo zahtevka samo upravičencu ali njegovemu pooblaščencu na njegov bančni račun v petih dneh, izplačila ki se ne izvajajo gotovinsko,
-
vsa plačila za katere prenosi niso bili izvršeni, da se ponovno knjižijo v dobro sklada,
-
ustrezno hrambo podatkov in lokacijo vseh dokumentov,
-
računalniško obdelavo zahtevkov,
-
dostop do računalniškega sistema, ki se ga zaščiti in nadzira na naslednji način:
· da se vse informacije, ki so vnesene v sistem pravilno potrdi kot veljavne,
· da se zagotovi, da se napake pri vnosu odkrijejo in popravijo,
· da se identifikacija delavca, ki vnaša ali spreminja podatke ali programe evidentira v dnevnik delovnih operacij,
· da podatke vnesejo, spremenijo ali potrdijo kot veljavne samo delavci, katerim so podeljena posamezna gesla, ki se morajo redno spreminjati,
· da se podatke shrani na varnostne kopije, ki se hranijo na posebnem, zavarovanem kraju,
· s fizičnim nadzorom pred nepooblaščenim dostopom,
-
preveritev dejstev, ki so podlaga za plačila upravičencev in jih izvajajo tehnične službe,
-
zagotovitev, da se vsaka sprememba v predpisanih pogojih in uporabljenih stopnjah pomoči evidentira in da se navodila, podatkovne baze in sezname pravočasno in sprotno dopolnjuje.