Funkcionar mora v primeru sprejema darila, takoj, ko je to mogoče, izpolniti obrazec za evidentiranje prejetega darila in ga izročiti organu, v katerem opravlja funkcijo.
V obrazec mora vpisati naslednje podatke: svoje osebno ime in funkcijo, ki jo opravlja, ime, priimek in naslov darovalca oziroma naziv in sedež pravne osebe ali organa, če je bilo darilo dano v imenu pravne osebe ali organa, datum sprejema darila, navedbo ali gre za protokolarno ali priložnostno darilo, vrsto darila, vrednost darila, navedbo, na kakšen način se je določila vrednost darila, razlogi za izročitev darila in okoliščine, v katerih je bilo darilo izročeno, navedbo ali je darilo postalo last funkcionarja ali države oziroma lokalne skupnosti in skupno vrednost daril, ki jih je funkcionar že prejel od istega darovalca v koledarskem letu, datum izpolnitve obrazca in podpis funkcionarja.
Če darilo sprejme družinski član funkcionarja, je funkcionar dolžan izpolniti obrazec in ga izročiti osebi, zadolženi za vodenje seznama pri organu, kjer funkcionar opravlja funkcijo.
Protokolarna darila in priložnostna darila, ki postanejo last države ali lokalne skupnosti mora funkcionar takoj po prejemu, oziroma takoj, ko je to mogoče, izročiti osebi, ki je zadolžena za vodenje seznama daril pri organu, kjer funkcionar opravlja funkcijo.
O izročitvi obrazca o evidentiranju prejetega darila ali izročitvi darila organu, kjer funkcionar opravlja funkcijo, se funkcionarju na njegovo zahtevo izda pisno potrdilo.