(1)
Na vsak ovitek spisa se vpišejo naslednji podatki:
-
označba spisa v zgornjem desnem kotu in levem spodnjem kotu (opravilna številka),
-
zveza (opravilna številka), če jo zadeva ima,
-
šifra pravobranilca oziroma strokovnega sodelavca, ki je nosilec spisa,
-
stranke – (ime in priimek ter naslov fizične osebe, ime in naslov pravne osebe, pri strankah, ki jih zastopa državno pravobranilstvo, se na ovitku zapiše Republika Slovenija in doda državni organ, na katerega se zadeva nanaša),
-
vrednost spora in vse spremembe vrednosti,
-
tip postopka (npr. predhodni postopek, sodni postopek, upravni postopek, upravni spor ...),
-
vrsta spora, kot je navedena v vlogi stranke,
-
pravni temelj po šifrantu državnega pravobranilstva in v oklepaju šifra pravnega temelja, npr.: zaradi plačila,
-
podatek o datumu zaključka spisa v spodnjem desnem kotu.
(2)
Ovitek spisa je praviloma iz trdega papirja svetlo zelene barve.
(3)
Dodatne označbe se odtisnejo s štampiljko, ročno pa se vpišejo roki, obravnave, naroki in sestanki.
(4)
Če bi bil spis zaradi velikega števila pisanj preobsežen, se lahko razdeli v posamezne ovitke, ki se označijo z zaporednimi rimskimi številkami, popis spisa pa se nadaljuje po zaporednih številkah ter vloži v dodaten trdi ovitek.
(5)
Če je treba ovitek obnoviti, se nanj prepišejo vsi podatki s prejšnjega ovitka.
(6)
Če se v postopku zadeva prenese iz enega v drug vpisnik (npr. iz P v I), se nad prvotnim zapisom doda vpisnik prenosa in opravilna številka.
(7)
Če se med postopkom spremeni vrednost spora, se na ovitku, na podlagi odredbe pravobranilca, prejšnji znesek prečrta in doda nov znesek.