(1)
Naloge javnega uslužbenca, določenega za pripravo pošiljk za odpremo, so:
-
pripravi zadostno število odpravkov izhodnega dokumenta;
-
pripravi pisemske ovojnice, kadar gre za način odpreme, ki to zahteva;
-
v pisemske ovojnice vloži odpravke dokumentov;
-
pripravljene pošiljke izroči vložišču ter to zabeleži v informacijskem sistemu;
-
na dokumentu, ki ostane v spisu, vpiše datum in način, na katerega je bil dan v odpremo, to potrdi s svojim podpisom, ter ga vloži nazaj v spis.
(2)
Pri tem se mora javni uslužbenec prepričati, kakšen je odrejeni način odpreme, ali imajo pošiljke pravilne naslove, ali so jim priložene vročilnice in potrebne priloge, kakor tudi, ali so posamezni odpravki v redu in čitljivo napisani.
(3)
Javni uslužbenec se mora tudi prepričati, ali so v spisu kopije vseh tistih odpremljenih dokumentov, za katere je tako določeno.