(1)
Po prejemu novega spisa nosilec spisa preveri podatke zapisane na ovitku spisa (stranke, pravni temelj ipd.). Če podatki na ovitku niso pravilno zapisani, jih popravi in nato vrne vpisničarju, da popravke vnese v vpisnik.
(2)
Nosilec spisa pregleda predložene spise, jih razvrsti po njihovem pomenu in nujnosti ter izdela v posameznih zadevah ustrezne vloge oziroma odredbe.
(3)
Če prejme nosilec spisa dokument, ki ne sodi v pristojnost državnega pravobranilstva ali ni bilo poslano na pravi naslov, odstopi dokument pristojnemu organu in o odstopu obvesti pošiljatelja ali pa dokument pošiljatelju vrne.