(1)
Spis je potrebno zaključiti, ko na njem ni več potrebno izvajati procesnih dejanj oziroma v skladu z navodilom generalnega državnega pravobranilca o zaključevanju spisov. Pri tem je potrebno paziti, da je pred tem odločeno o vseh zapisih v evidencah, s katerimi je spis povezan.
(2)
Zaključitev spisa odredi nosilec s končno odredbo. Vodja oddelka s podpisom in datumom podpisa na končni odredbi potrdi, da je končno odredbo pregledal in da je ta pravilno izpolnjena.
(3)
Ob zaključevanju mora vpisničar spis prenesti v priročni arhiv, še prej pa ga urediti tako, da na podlagi odredbe nosilca spisa izloči nepotrebno gradivo (kopije, dvojnike in multiplikate dokumentov, pomožne obrazce, neizpolnjene tiskovine in podobno). Osnutkov dokumentov ni dovoljeno izločiti.