(1)
Zapis o osebi v imeniku preide v drugo zbirko dokumentarnega gradiva oziroma se arhivira, ko preide spis ali zapis, s katerim je povezan.
(2)
Če je zapis o osebi v imeniku povezan z več spisi ali zapisi, se za vsako zbirko naredi nov zapis.
(3)
Če zapisa osebe v imeniku iz dveh zbirk preideta v isto zbirko, se v njej ponovno združita v enega.