Zahvalna listina se lahko podeli delavcem ministrstva in pripadnikom stalne sestave ter vojne sestave Slovenske vojske, ko prenehajo opravljati delo oziroma dolžnost.
Zahvalna listina ima na vrhu napis Republika Slovenija, pod njim pa Ministrstvo za obrambo. Pod napisom je oznaka pripadnosti Slovenski vojski, ki jo obkroža zelen lipov venec. Pod oznako je napis ZAHVALA in pod napisom še besedilo: “Za dolgoletno delo v Ministrstvu za obrambo in za osebni prispevek pri krepitvi obrambe Republike Slovenije”. Pod besedilom je prostor za ime in priimek prejemnika. V spodnjem delu listine je prostor za datum, žig in podpis tistega, ki listino podeljuje.
Prejemniku zahvalne listine se lahko izroči tudi ustrezno spominsko darilo.