Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko in datum prejema prijave na razpis. Vsakemu založniku pošlje potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove prijave in datum prejema v roku 15 dni od prejema prijave.
Komisija za vodenje postopka mora sproti voditi zapisnik o odpiranju prijav, ki vsebuje predvsem:
1.
naslov, prostor in čas odpiranja prijav;
2.
predmet javnega razpisa;
3.
imena navzočih predstavnikov komisije;
4.
imena oziroma nazive založnikov, ki so vložili prijave;
5.
vrstni red odpiranja prijav, ugotovitve o popolnosti prijav z navedbo tistih predlagateljev, ki niso dostavili popolne prijave.
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije.