V teh pravilih je uporabljenih nekaj izrazov, ki jih je treba razložiti in opredeliti.
a)
Knjigovodski podatki so tisti v denarni merski enoti izraženi podatki o poslovnih dogodkih, ki vstopajo v knjigovodstvo na podlagi izvirnih knjigovodskih listin, se oblikujejo na tej podlagi v knjigovodstvu, prihajajo iz knjigovodstva v nadaljnjo obdelavo ter so shranjeni v knji-govodstvu, niso pa še ovrednoteni in pripravljeni kot podlaga za odločanje.
b)
Knjigovodske informacije so usmerjena in naslovljena sporočila o preteklem stanju ter gibanju sredstev in obveznosti do njihovih virov, pripravljena v knjigovodstvu na podlagi knjigovodskih podatkov. Uporabnikom se predlagajo za potrebe pri odločanju ali se v ta namen hranijo v knjigovodstvu.
c)
Knjigovodska listina je praviloma v posebni obliki sestavljen zapis o poslovnem dogodku kot podlaga za vnašanje knjigovodskih podatkov v računovodske razvide in kontroliranje poslovnega dogodka, ki ga izpričuje.
č)
Nalog za izvajanje je listina, ki sproži izvedbo posla, katerega posledica je obveznost ali terjatev do poslovne stranke ali dejanje znotraj organizacije, ki spremeni sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke ali odhodke.
d)
Zunanja knjigovodska listina je knjigovodska listina, sestavljena zunaj organizacije.
e)
Notranja knjigovodska listina je knjigovodska listina, sestavljena znotraj organizacije.
f)
Izvirna knjigovodska listina je knjigovodska listina, ki jo sestavi na kraju poslovnega dogodka druga pravna ali fizična oseba ali organizacija sama.
g)
Izpeljana knjigovodska listina je knjigovodska listina, sestavljena v knjigovodstvu oziroma računalniškem središču, ki obravnava knjigovodske podatke, in sicer na podlagi knji-govodskih podatkov iz izvirnih knjigovodskih listin.
h)
Elektronska knjigovodska listina je listina, ki izraža nastanek poslovnih dogodkov, in ki je izdana in prejeta v kateri koli elektronski obliki zapisa. Obliko zapisa določi organizacija. Listine, ki so ustvarjene v elektronski obliki, na primer z računovodsko programsko opremo ali programsko opremo za obdelavo besedil in ki so poslane in prejete v papirni obliki, niso elektronske listine.
i)
Pristnost izvora pomeni zagotovitev identitete izdajatelja listine. Identiteta izdajatelja listine se zagotovi na primer z naprednim elektronskim podpisom ali elektronsko izmenjavo podatkov.
j)
Celovitost vsebine pomeni, da vsebina elektronske listine pri pošiljanju, prevzemu in obdelavi in hrambi ni bila spremenjena. Zagotavlja se s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled.