Organizator se prijavi na razpis na predpisanem obrazcu. Prijavnemu obrazcu mora organizator priložiti:
1.
programski okvir z utemeljitvijo potrebe po organiziranju sestanka,
2.
seznam članov programskega in organizacijskega odbora ter vabljenih predavateljev,
3.
oceno usposobljenosti za organizacijo sestanka in seznam že organiziranih sestankov,
4.
finančni predračun.
Če organizator v prijavi na razpis najavi objavo zbornika z znanstvenega sestanka, mora vložiti vlogo za sofinanciranje zbornika v roku šestih mesecev od izvedbe sestanka. Vloga na predpisanem obrazcu mora vsebovati:
1.
rokopis zbornika z obsegom največ do 30 avtorskih pol (obsežnejši rokopis je treba dodatno utemeljiti),
2.
dve recenziji zbornika,
3.
predračun tiskarne.
Prijavni obrazec mora vsebovati pisno izjavo organizatorja, da se lahko osebni podatki, navedeni v prijavi, uporabijo za evidence ministrstva oziroma sezname, določene s tem pravilnikom.