Delodajalci so dolžni obveščati zavod o vsaki sklenitvi delovnega razmerja oziroma sklenitvi pogodbe o delu s tujcem na obrazcu TUJ-Z in o prenehanju delovnega razmerja oziroma dela po pogodbi na obrazcu TUJ-P, ki sta sestavni del tega navodila.
Zavod obstoj delovnega oziroma pogodbenega razmerja preverja tudi tako, da ugotavlja prijavo zavarovanja tujca v skladu s predpisi. Zavod lahko to pooblastilo prenese tudi na pooblaščeni organ, ki izvaja zavarovanje.