(1)
Na USM se vodi register vlog za homologacijo vozil. V posamezni registrski vložek (Dosje o homologaciji vozila - obrazec USM - H 006) se vlagajo vsi dokumenti, ki so v zvezi s to vlogo (vloga, kopija zahtevka za pregled vozila, tehnično poročilo s prilogo, kopija listine o homologaciji ali kopija zavrnitve homologacije in morebitna kopija dokumenta o odvzemu homologacije).
(2)
Na USM se vodi točna evidenca predanih oštevilčenih obrazcev izjav o ustreznosti vozila in obrazcev izjav o ustreznosti posamično pregledanega vozila. Ravno tako pa se na USM vodi evidenca o izdanih izjavah o ustreznosti vozila. Podatke za evidenco sporočajo na USM imetniki listine o homologaciji tipa vozila, ki te izjave prilagajo vozilom. Enak postopek velja tudi za podatke o izdanih izjavah o ustreznosti posamično pregledanega vozila, ki jih sporočajo na USM pooblaščene strokovne organizacije, ki opravljajo posamične preglede vozil.
(3)
Pooblaščene strokovne organizacije, ki opravljajo pregledovanje vozil za potrebe homologacijskih postopkov, pa arhivirajo pri sebi kopije izdanih tehničnih poročil o izpolnjevanju zahtev vozila tako za tipsko kot tudi za posamično pregledana vozila ter tudi podatke o izdanih izjavah o ustreznosti posamično pregledanega vozila, dokumentacijo, ki je služila kot podlaga za to odločitev, in kopije izdanih izjav.
(4)
Vsi dokumenti iz prvega do tretjega odstavka tega člena se hranijo trajno.
(5)
V primeru izgube izjave o ustreznosti vozila izda USM ustrezen duplikat na prošnjo lastnika vozila.