Ministrstvo, pristojno za promet, pisno, najmanj 14 dni pred datumom prevzema dovolilnic, obvesti prevoznika o kraju in času prevzema dovolilnic za naslednje koledarsko obdobje, ki je predvidoma trimesečno. Za posamezne vrste dovolilnic lahko ministrstvo določi drugačno obdobje.
Prevozniki so dolžni najmanj 14 dni pred datumom prevzema novih dovolilnic vse do tedaj porabljene dovolilnice vrniti na izpostavo pristojnega Davčnega urada Davčne uprave Republike Slovenije osebno ali po pooblaščencu. Pri vračilu porabljenih dovolilnic na pristojno izpostavo mora prevoznik poleg teh priložiti kopijo prevoznice (CMR) in seznam porabljenih dovolilnic na predpisanem obrazcu (priloga II), ki je priloga in sestavni del pravilnika.
Dovolilnica je pravilno uporabljena takrat, ko to potrdi pristojna davčna uprava. Število pravilno porabljenih dovolilnic je pogoj za dodelitev novih dovolilnic.
Na delitvi vrnjene porabljene dovolilnice se ne upoštevajo za dodelitev novih dovolilnic.
Delitev dovolilnic za naslednje obdobje se začne najkasneje 10 delovnih dni pred začetkom obdobja, za katerega bodo dovolilnice izdane.
Prevoznik lahko v posameznem obdobju prevzame dovolilnice redne delitve samo na podlagi pisnega vabila za prevzem dovolilnic.