Skupinam iz točke a) in c) točke prvega odstavka 2. člena tega pravilnika se regres prizna, če pred pričetkom potovanja organizacije oziroma ustanove, v okviru katerih je potovanje organizirano, posameznemu društvu PZS dostavijo:
-
naročilnico za prevoz, ki mora vsebovati: številko naročilnice, datum izstavitve, podatke o odhodu (datum, ura, točen kraj odhoda), število avtobusov ali število oseb (pri drugih prevoznih sredstvih), relacijo prevoza, žig in, podpis odgovorne osebe. Na naročilnici so lahko vpisane tudi posebne želje glede prevoza. Prevoz mora biti naročen najmanj 7 dni pred izvedbo, če ni drugače dogovorjeno,
-
zahtevek za uveljavitev regresa za potovanja otrok in mladine (tiskovina DZS, obrazec 4.1) v treh izvodih, kjer morajo biti čitljivo izpolnjene vse rubrike. Dva izvoda zahtevka hrani Počitniška zveza Slovenije. V posamezne rubrike se vpiše naslednje podatke:
1.
skupno število oseb, ki potuje – ločeno število otrok in mladine ter ločeno imena vseh spremljevalcev (če ima skupina več kot tri spremljevalce, se vpišejo le ime vodje potovanja);
2.
označiti ali vpisati prevozno sredstvo za potovanja;
3.
datum odhoda in datum povratka;
4.
kraj odhoda in vse večje kraje na relaciji potovanja;
5.
povzetek programa potovanja v obsegu največ A4 formata; To ne velja za vzgojno-izobraževalne zavode.
6.
polno ime (naziv) in naslov organizacije ali ustanove, ki daje zahtevek za regres;
7.
podpis odgovorne osebe in žig (pečat) organizacije ali ustanove, ki daje zahtevek, s čemer se potrjuje resničnost vpisanih podatkov in sprejme obvezo, da bodo regresa deležni izključno upravičenci.
8.
Organizacija, ki vlaga zahtevek, mora poleg naročilnice in zahtevka priložiti tudi z žigom potrjen poimenski seznam udeležencev potovanja z letnicami njihovega rojstva.
To ne velja za vzgojno-izobraževalne zavode in organizacije s statusom nacionalne mladinske organizacije.