Vlogo za odobritev vloži na upravo proizvajalec ali njegov pooblaščeni zastopnik, v izjemnih primerih pa jo lahko vloži tudi uvoznik.
Vloga mora vsebovati potrebne podatke o vložniku, proizvajalcu, opremi, podatke in rezultate preverjanja, tehnično dokumentacijo ter izjavo o kritju stroškov. Če je treba izvesti še ugotavljanje skladnosti, se v vlogi predlaga način izvedbe ugotavljanja skladnosti.
V primerih, ko je v dokumentih CEPT predvidena poenotena uporaba obrazcev za vlogo in poročilo o preskusih, je obvezna uporaba teh obrazcev.
Tehnična dokumentacija mora omogočiti presojo skladnosti opreme z zahtevami v predpisih in standardih ter mora pokrivati področja načrtovanja, proizvodnje in delovanja opreme. Dokumentacija obsega naslednje pomembne elemente za presojo:
–
splošni opis opreme, ki omogoča identifikacijo opreme, zaželeno tudi s fotografijami;
–
stikalne in montažne načrte ter sezname sestavnih delov, podsestavov, vezij itd.;
–
opise in razlage, potrebne za razumevanje omenjenih risb, seznamov ter delovanja opreme;
–
seznam standardov, ki so uporabljeni v celoti ali delno za izpolnjevanje predpisanih zahtev;
–
podatke in poročila o opravljenih preverjanjih, preskusih in meritvah;
–
predlagana navodila za uporabnike.
Ob preverjanju celovitega zagotavljanja kakovosti je treba priložiti dokumentacijo, navedeno v prilogi 3, ki je sestavni del tega pravilnika.
Vloga vsebuje tudi druge podatke, ki omogočajo hitrejšo rešitev vloge, kot npr. reference, tuje odobritve, certifikate, podatke o organiziranosti, kakovosti in podobno.
Podatki in dokumentacija, pridobljeni med izvajanjem preverjanja, se štejejo za zaupne in se smejo brez dovoljenja vložnika dati tretjim osebam le v postopku ugotavljanja skladnosti v skladu s tem pravilnikom.
Tehnična dokumentacija mora biti v slovenskem ali angleškem jeziku, po predhodnem dogovoru pa lahko tudi v enem od drugih svetovnih jezikov. Dostavljena dokumentacija ostane po končanem preverjanju upravi za potrebe ugotavljanja skladnosti opreme z odobrenim tipom.