Podatki se vpišejo v ustrezne rubrike obrazcev s pisalnim strojem ali računalniškim izpisom; dan, mesec in leto se vpišejo z arabskimi številkami.
Dan in mesec se označita z dvema številkama, leto pa s štirimi številkami. Prvih devet dni v mesecu in prvih devet mesecev v letu se označi s številkami od 01 do 09.
Poleg imena vsakega kraja, se navede tudi ime države, če kraj ni v Republiki Sloveniji.
Imena tujih krajev in držav se vpisujejo po slovenskem pravopisu, imena tujih krajev in držav, kjer se ne uporablja latinica, pa v angleški ali francoski obliki.