Za vodstvo matičnih knjig skrbi za notranje zadeve pristojni občinski upravni organ.
Matične knjige se vodijo na sedežih matičnih območij.
Neposredno vodi matične knjige posebej pooblaščeni delavec - matičar.
Matičar ima namestnika, ki z vsemi pooblastili nadomešča matičarja, kadar je ta odsoten ali zadržan.
Pooblastilo za vodenje matičnih knjig in za nadomeščanje matičarja da funkcionar, ki vodi občinski upravni organ za notranje zadeve.