Matičar vpisuje v matične knjige le tista dejstva in podatke, ki so mu bili prijavljeni oziroma, ki jih navaja akt pristojnega organa.
Matičar je pred vpisom dejstva ali podatka v matično knjigo dolžan v tridesetih dneh od prejema prijave oziroma akta iz prejšnjega odstavka tega člena ugotoviti njegovo pravilnost in resničnost v uradnih evidencah.
Že vpisano dejstvo ali podatek se lahko v matični knjigi spremeni, dopolni ali črta le na podlagi odločbe pristojnega občinskega upravnega organa za notranje zadeve ali akta drugega organa, pristojnega za ugotovitev dejanskega stanja.
Če vpis spremembe osebnega stanja glede na dejansko stanje, ki ga izkazuje matična knjiga, ni mogoč, matičar vpis odloži, stranko pa napoti na pristojni organ zaradi ureditve predhodnega vprašanja.