Vsako zadevo, ki jo izvršitelj prejme v izvršitev, mora izvršitelj voditi kot samostojen spis v posebnem ovitku (obrazec IZV št. 2 – ovitek spisa). V ovitku spisa mora biti vložen tudi sodni spis izvršilne zadeve, če ga je sodišče posredovalo izvršitelju.
Izvršitelj osnuje spis tako, da na ovitek spisa vpiše podatke po posameznih rubrikah.
Pri vpisovanju označbe spisa navede zaporedno številko evidence in zadnji dve številki letnice (npr. 15/99). Če sta obe zadnji dve številki nič, navede celotno letnico.
Označbo spisa navede tudi na vsa pisanja in vse listine, ki sodijo v spis in sicer tako, da na vsako novo listino v zgornjem desnem kotu navede označbo spisa (npr. 15/99) nad njo pa se navede listovno številko pisanja.
Spis se uredi tako, da se pisanja vložijo v spis kronološko, kot so vpisana v popis spisa. Vročilnice in povratnice se sproti pripnejo k pisanju, na katerega se nanašajo.